Función de Excel
Definición
Una función de Excel consiste en una operación donde se realizan cálculos utilizando valores (argumentos) en un orden y estructura; primero está el nombre de la función, luego están los argumentos y finalmente está la salida, la cual corresponde al resultado de la función que se realizó.
Cuando se ingresan funciones de Excel se usa un carácter especial para decirle al programa que se está ingresando una función, por ejemplo el signo = al principio de la celda, después del signo se escribe el nombre de la función, luego se procede a abrir paréntesis para confirmar que se van a ingresar una serie de argumentos.
Estas funciones se crearon con el fin de ahorrar tiempo; es decir Excel se encarga de realizar todo el cálculos y formula, solo pide ingresar la función, datos y los argumentos. Cada función de Excel tiene su propia sintaxis, lo cual se debe seguir de manera estricta. A continuación se muestran algunas funciones de Excel.
Función BUSCARV
Es una función de búsqueda que permite cruzar y traer datos de una base de datos a otra, también se puede realizar de una hoja a otra (en un mismo libro de Excel), la función obtiene este nombre porque las búsquedas se realizan de forma vertical.
Para hacer uso de esta se debe cumplir con algunas condiciones: tener la información organizada de forma vertical, las cuales deben tener encabezado, y el valor a buscar debe estar en la columna izquierda, Además, permite realizar búsqueda con coincidencia exacta y aproximada, cuando se desea realizar una búsqueda exacta en el indicador se debe colocar un 0 o falso, si se quiere realizar una búsqueda aproximada en el indicador se colocará un 1 o Verdadero.
¿Cuándo realizar una búsqueda con coincidencia aproximada?
Se usa cuando se tiene una tabla con valores no exactos y se desea buscar un valor aproximado al valor buscado para ello se usa la sintaxis
=BUSCARV(valor_numerico;Matriz_buscar_en;Indicador_columnas;1) o =BUSCARV(valor_numerico;Matriz_buscar_en;Indicador_columnas;VERDADERO)
Errores al usar la función BUSCARV
- Si al usar BUSCARV se especifica un indicador de columna mayor al de la tabla que se va a usar para buscar el valor o dato, arrojará el error #¡REF!
- Si al usar BUSCARV se especifica en indicador de columna el “0” arrojará el error #¡VALOR!
- Si se configura la función BUSCARV para realizar una búsqueda exacta y no se encuentra el valor buscado, entonces arrojará un error #N/A.
Sintaxis BUSCARV
Valor buscado: Corresponde al valor que se va a buscar en la en la matriz o base determinada y se puede introducir seleccionando la celda donde se encuentre dicho valor.
Matriz tabla: corresponde al rango de la tabla o la matriz donde se va a buscar el dato o la información.
Indicador columna: es el número de la columna donde se encuentra el dato o valor que se está buscando.
Indicador: Es el valor que especifica si se va a buscar una coincidencia exacta o aproximada, se recomienda colocar FALSO o 0.
Ejemplo búsqueda exacta
En el siguiente libro de Excel que en la hoja número 1 contiene en la columna “A” nombre y en la columna “B” número de identificación, en la hoja número 2 solo contamos con los mismos nombres que están en la hoja 1, por lo tanto, se requiere encontrar los números de identificación y para ello se puede usar la función BUSCARV de la siguiente manera:
- Nos ubicamos en la opción fórmula de la barra del menú, dar clic en fx insertar función y se habilita la sintaxis, en la cual debemos completar todos los campos como se muestra en la imagen
Imagen No 1. Sintaxis BUSCARV Autor: Arlys B. 2022
Video BUSCARV: https://www.youtube.com/watch?v=Qz-XqhrYqDA&t=218s
Función CONCATENAR
Es la función que permite unir elementos (número, texto o referencia de celda) de dos o más celdas, en una sola celda, a través ella se pueden unir los elementos con o sin espacios. En cuanto, a la unión de los elementos con espacios en blanco, se deben transmitir en forma de argumento y se hace insertando los espacios entre comillas. Por otro lado, se confirma que esta forma es bastante útil y muy sencilla, lo cual permite ahorrar tiempo en copiar y pegar datos; tiene dos argumentos obligatorios.
Por otra parte, la sintaxis de CONCATENAR tiene unos elementos obligatorios y estos son los siguientes:
- texto 1: Es el primer elemento para unirse a los demás elementos que se deseen unir. El elemento puede ser un valor de texto, número o una referencia de celda.
- texto 2: Es el elemento de texto adicional para unir y puede tener hasta 255 elementos, con un total de 8192 caracteres.
Ejemplo de la función para aplicar espacios en blanco con texto.
Imagen No. 2 BUSCARV Autor: Arlys B. 2022
Ejemplo con número (para unir fecha)
Imagen No. 3 BUSCARV Autor: Arlys B. 2022
Video CONCATENAR: https://www.youtube.com/watch?v=qxDko5P_j5I
DIAS.LAB
Es la función que excluye los fines de semana y cuenta solo los días laborables, además es de gran ayuda para saber exactamente los días hábiles disponibles o la fecha en la que habrá consumido dichos días. Excel tiene determinado que cada semana tiene cinco días laborables, lo que resulta muy útil para determinar plazos de entrega; para ello, solo se define una fecha de inicio y después el número de días de trabajo.
=DIAS.LAB(fecha_inicial;fecha_final)
- Fecha_inicial (obligatorio): Es la fecha a partir de la cual se comenzarán a contar los días laborables.
- Fecha_final (obligatorio): corresponde a la fecha en la que finaliza la contabilización de días laborables.
Ejemplos
En la siguiente imagen se puede observar el número de días laborados que existen entre el 1 de enero del 2012 y el 22 de febrero del 2012.
Imagen No. 4 EXCELTOTAL, (SF).
Imagen No. 5 Fórmula DIAS.LAB Autor: Arlys B. 2022.
En este ejemplo se utilizaron dos celdas en las que se colocaron una la fecha inicial y en la otra la fecha final para calcular el número de días hábiles que hay entre las dos fechas. se tiene que en la celda C7 se encuentra la fecha 7/01/2022 y en la L7 se encuentra 11/01/2022; en la celda M7 se introdujo la siguiente función: =DIAS.LAB(C7;L7), la cual dio como resultado 3. Si se valida un calendario se puede confirmar que los días 8 y 9 fueron fin de semana, por lo tanto, la fórmula no los contabilizó.
Video DIAS.LAB: https://www.youtube.com/watch?v=b2P55F5MkTw
Función SUMA
Esta función permite calcular los totales en una hoja de cálculo; se pueden sumar celdas individuales, rango de celdas o una combinación de ambas, además, esta función se puede usar de manera vertical y horizontal.
Para usar esta función se debe tener una tabla con valores
Ejemplo 1:
En celda F2 se puede evidenciar la función SUMA, con la cual se desea realizar la suma de la celda D2 y E2.
Ejemplo 2:
En la imagen se puede observar que en la celda B9 se usó la función para sumar un rango de celdas (B2 hasta B8).
Ejemplo 3:
Imagen No. 8 Función suma Bibliotecas (SF).
En la imagen se puede observar que en la celda F9 se usó la función para sumar el rango de dos columnas diferentes (D2 hasta D8 y E2 hasta E8).
Referencias
Aglaia (s.f). Cómo usar la función CONCATENAR en Excel. Aglaia. https://aglaia.es/blog/excel/como-usar-la-funcion-concatenar-en-excel/
EXCELTOTAL, (s.f). LA FUNCIÓN DIAS.LAB EN EXCEL. Hapag-LIoyd. https://exceltotal.com/la-funcion-dias-lab-en-excel/
Bibliotecas, (s.f). Taller Aprende a usar Excel. PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE https://guiastematicas.bibliotecas.uc.cl/c.php?g=990565&p=7812866
LA FUNCIÓN BUSCAR EN EXCEL (s.f). https://www.ecotec.edu.ec/material/material_2016F1_COM265_11_65848.pdf
Funciones execel.com, (s.f).Función DIAS.LAB. Funciones execel.com. https://www.funcionesexcel.com/funcion-dias-lab/
Digital Guide ionos, (2020). DIA.LAB de Excel: en qué consiste la función. Digital Guide ionos. https://www.ionos.es/digitalguide/online-marketing/vender-en-internet/dialab-de-excel/
Software y apps, (junio, 2020). ¿Qué es una función en Excel y para qué sirve?. Software y apps. https://comofriki.com/que-es-una-funcion-en-excel/
Baumann, H.(s.f), Aprende qué es una función en Excel y cómo te puede ayudar en el análisis de datos. https://www.crehana.com/blog/data-analitica/que-es-funcion-excel/
Autor: Arlys Tatiana Bustamante
Editor: Carlos pinzón
Código: HIG2
Universidad: Universidad Central