La Herramienta Excel

La Herramienta Excel es una hoja de cálculo desarrollada por Microsoft para Windows, macOS, Android e iOS. Cuenta con cálculo, gráficas, tablas calculares y un lenguaje de programación macro llamado Visual Basic para aplicaciones. Ha sido una hoja de cálculo muy aplicada para estas plataformas, especialmente desde la versión 5 en 1993, y ha reemplazado a Lotus 1-2-3 como el estándar de la industria para las hojas de cálculo. Excel forma parte de la suite de software Microsoft Office.

Historia

Para el año 1982, Microsoft saca el producto Multiplan unas de las primeras hojas de cálculo con el que incursiona en el mercado, para hacerle competencia a VisiCalc de la empresa VisiCorp, que fue el primer programa informático de hojas de cálculo para computadores personales.

A pesar de que Multiplan podía ejecutarse en varias computadoras, la hoja de cálculo Lotus 1-2-3 que fue muy popular en la década de 1980 seguía vendiendo mucho más que Multiplan y se posicionaba rápidamente como una de las hojas de cálculo más utilizadas. Para el año 1985 Microsoft deja a un lado su producto Multiplan y comienza a trabajar con la primera versión de la herramienta Excel.

Esa primera versión de la herramienta Excel solo trabaja con Macintosh, pero dos años después, en 1987 se hace el lanzamiento de la segunda versión de Excel. Microsoft lanza Excel 2.0, que podía ejecutarse en la plataforma de Windows y a partir de ese momento, la hoja de cálculo en la herramienta Excel comenzó su crecimiento y popularidad hasta convertirse en la hoja de cálculo más utilizada en el mundo.

Función

En beneficio de los avances que ha tenido Microsoft Excel, hoy podemos usar esta herramienta para un sinnúmero de cosas, tanto en el ámbito personal, profesional, así como dentro de cualquier empresa, que es donde vemos, que más se utiliza o aplica el uso de esta herramienta.

Excel se distingue de los demás programas ofimáticos porque nos permite organizar datos en filas y columnas, y al introducir datos numéricos y alfanuméricos en las hojas de cálculo de Excel, podemos realizar cálculos aritméticos básicos o aplicar funciones matemáticas de mayor complejidad y utilizar funciones de estadísticas o funciones de tipo lógica en la herramienta Excel.

La hoja de cálculo de Excel nos facilita en gran medida, trabajar con información que podamos analizar, generar reportes mediante herramientas de gráficos y las tablas dinámicas.

Con esta herramienta podrás, entre otras cosas, realizar facturas y llevar la contabilidad de la empresa de una manera fácil y rápida. Por eso, los empleados de los diferentes departamentos de las empresas que estén vinculados con estas actividades tienen que saber manejar Excel con soltura. Además, también puedes obtener gráficos a partir de los datos introducidos en las hojas de cálculo, lo que te será muy útil para realizar análisis de los datos e interpretarlos.

En definitiva con Excel podrás almacenar una gran cantidad de datos, así como manejarlos y actualizarlos, lo que ayudará en el correcto funcionamiento y control de la empresa.

Por tanto, si todavía no conoces Excel o no tienes un dominio adecuado de él, debes empezar lo antes posible a trabajar en ello. Puedes realizar un curso para ir familiarizándote con el uso básico de las hojas de cálculo, pero tu objetivo debe ser llegar a tener un conocimiento avanzado de Excel para que las empresas te elijan frente a otros candidatos que no cuenten con esta habilidad.

Características

Una de las características principales de Excel, es que en su pantalla principal se muestra una matriz de dos dimensiones, que está formada por columnas y filas, de esta manera se le da forma a una celda, que básicamente es la intersección de una columna y una fila.

La celda tiene una dirección única, conformada por una letra para identificar la columna y un número que nos permite identificar la fila en la que podemos estar trabajando. Por ejemplo, la celda señalada en la siguiente imagen tiene una dirección o nombre de A1.

Funcionamiento de Excel

En cada celda podemos ingresar datos numéricos o alfanuméricos, como ya lo habíamos dicho anteriormente. Una manera fácil de identificar si un dato es numérico o es un texto, es validando en la celda el tipo de dato que introducimos. Generalmente los datos tipo texto se alinean a la izquierda y los datos numéricos se alinean a la derecha.

Excel

De esta manera, Excel reconoce que tipo de dato estamos ingresando en una celda, si es numérico o es un dato alfanumérico.

Función De Contar

En varias ocasiones necesitamos aplicar funciones relacionadas con el conteo en algún fichero. Excel nos ofrece numerosas posibilidades para realizar conteos. Tenemos las funciones CONTAR, CONTARA, CONTAR.SI, CONTAR.SI.CONJUNTO y CONTAR.BLANCO. Cada una de esas funciones nos puede beneficiar en determinados casos.

La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números.

Sintaxis

CONTAR (valor1; [valor2]; …)

La sintaxis de la función CONTAR tiene los siguientes argumentos:

valor1; Obligatorio. Primer elemento, referencia de celda o rango en el que desea contar números.

valor2; Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o rangos adicionales en los que desea contar números.

  Observaciones.

  • Se cuentan argumentos que son números, fechas o una representación de texto de los números (por ejemplo, un número entre comillas, como «1»).
  • No se cuentan los argumentos que sean valores de error o texto que no se puedan traducir a números.

La Función Contara

La función contara cuenta la cantidad de celdas que no están vacías en un intervalo.

Sintaxis

CONTARA (valor1; [valor2]; …)

La sintaxis de la función CONTARA tiene los siguientes argumentos:

  • valor1; Obligatorio. Primer argumento que representa los valores que desea contar.
  • valor2; …   Opcional. Argumentos adicionales que representan los valores que se desea contar, hasta un máximo de 255 argumentos.

Observaciones.

  • La función contara cuenta las celdas que contienen cualquier tipo de información, incluidos los valores de error y texto vacío («»). Un ejemplo, si el rango contiene una fórmula que devuelve una cadena vacía, la función contara  cuenta ese valor.
  • La función contara  no cuenta celdas vacías.

La Función Contar.Blanco

La función CONTAR.BLANCOse utiliza para contar el número de celdas vacías en un rango de celdas.

Sintaxis

CONTAR.BLANCO(rango).

La sintaxis de la función CONTAR.BLANCOtiene los siguientes argumentos:

  • Rango; Obligatorio. El rango dentro del cual desea contar el número de celdas en blanco.

Observación.

  • De igual forma se cuentan las celdas que incluyen fórmulas que devuelven «» (texto vacío). Las celdas que contienen valores cero no se cuentan.

La Función Contar.Si

La función CONTAR.SI, se utiliza para contar el número de celdas que cumplen un criterio.

Sintaxis

CONTAR.SI (rango;criterio)

Función CONTAR.SI. (2022, 1 octubre). Excel Para Todos. https://excelparatodos.com/funcion-contar-si/

La sintaxis de la función CONTAR.SI tiene los siguientes argumentos:

  • Rango (obligatorio): El rango que contiene los valores que se desean contar.
  • Criterio (obligatorio): La condición que determinará las celdas que serán contadas.

La Función Contar.Si.Conjunto

La función CONTAR.SI.CONJUNTO nos permite contar los elementos de un rango que cumplen con los criterios definidos. Esta función nos permite especificar hasta 127 criterios.

Sintaxis

CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_criterios1; criterios1, [rango_criterios2; criterios2];…).

Las funciones de contar en Excel. (2022, 25 septiembre). Tutorial Excel. https://tutorialexcel.com/las-funciones-de-contar-en-excel/

La sintaxis de la función CONTAR.SI.CONJUNTO tiene los siguientes argumentos:

  • criterios_rango1; Obligatorio. El primer rango en el que se evalúan los criterios asociados.
  • criterios1; Obligatorio. Los criterios en forma de número, expresión, referencia de celda o texto que determinan las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios se pueden expresar como 32, «>32», B4, «manzanas» o «32».
  • criterios_rango2, criterios2; Opcional. Rangos adicionales y sus criterios asociados. Se permiten hasta 127 pares de rangos/criterios.

Cada rango adicional debe tener la misma cantidad de filas y columnas que el argumento criterios_rango1. No es necesario que los rangos sean adyacentes.

Observaciones.

  • Si el argumento de los criterios hace referencia a una celda vacía, la función CONTAR.SI.CONJUNTO trata dicha celda como un valor 0.
  • En los criterios se pueden usar caracteres comodín, el signo de interrogación (?) y el asterisco (*) . El signo de interrogación se corresponde con un solo carácter y el asterisco se corresponde con cualquier secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogación o un asterisco reales, escriba una tilde (~) delante del carácter que desea buscar.

La funcion CONTAR.SI.CONJUNTO – Ejemplos y Casos prácticos. (2022, 16 agosto). Tutorial Excel. https://www.youtube.com/watch?v=yx-MtJHQ-r4

Ejemplo De Utilización De Las Funciones De Contar En Excel

En el siguiente ejercicio podemos ver cómo se utilizan las principales funciones relacionadas con contar en un ejercicio práctico.

Formula Contar

Con el fin de obtener la cantidad de empleados podemos usar la función CONTARA aplicada sobre el nombre de los empleados, que se muestra en la columna A.

Es importante resaltar que la función CONTAR no se puede aplicar para contar celdas con texto, por lo que no podemos usar CONTAR con los nombres. Sí se podría utilizar en este caso si contamos todas las celdas con edad.

Para realizar conteos con un criterio debemos utilizar la función CONTAR.SI.

Cuando contamos más de un criterio se debe utilizar la función CONTAR.SI.CONJUNTO. En ambos casos el criterio, cuando hace referencia a un texto (por ejemplo, en nuestro ejercicio Ventas) se puede expresar el argumento entre comillas («Ventas») o bien se puede hacer referencia a una celda con el nombre del departamento.

De igual forma podemos ver reflejado en el ejercicio que para indicar criterios de comparación (en el ejercicio, que sea mayor de 40 años) también se indica entre comillas («>40»).

Autor: Carlos Holguin

Editor: Carlos Iván Pinzón Romero

Código: UC – H&G – 5.

Universidad: Universidad Central

Fuentes

  • Microsoft Excel. (2022, 27 septiembre). Wikipedia. https://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel
  • Función CONTAR.SI. (2022, 1 octubre). Excel Para Todos. https://excelparatodos.com/funcion-contar-si/
  • Las funciones CONTAR, CONTARA y CONTAR.SI. (2020, 3 febrero). Aglaia. https://aglaia.es/blog/excel/funcion-contar-si/
  • La función CONTAR.SI.CONJUNTO - Ejemplos y Casos prácticos. (2022, 16 agosto). Tutorial Excel. https://www.youtube.com/watch?v=yx-MtJHQ-r4
  • Contar en Excel: cuenta números, cuenta celdas, cuenta todo. (2021, 29 septiembre). Ninja Excel. https://www.ninjaexcel.com/formulas-y-funciones-de-excel/funcion-contar/
  • ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE APRENDER A UTILIZAR EXCEL? (2019, 4 octubre). Ipler. https://blog.ipler.edu.co/importancia-de-aprender-a-utilizar-excel
  • Las funciones de contar en Excel. (2022, 25 septiembre). Tutorial Excel. https://tutorialexcel.com/las-funciones-de-contar-en-excel/

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