Excel una herramienta empresarial
Herramienta de Excel
Excel es una herramienta que nos permite mejorar los procesos de la empresa en una manera eficiente por medio de datos numéricos y textuales en tablas, compuestas por filas y columnas depositadas en una hoja de cálculo.
En la parte superior se encuentra el abecedario en la parte vertical al lado izquierdo esta los números, pero estas no son las únicas funciones que nos brinda en la barra de opciones se dividen en 11 categorías.
Categorías de Excel
Categorías de Excel
La primera es “archivo” el cual tiene varias funciones como guardar, imprimir, compartir, exportar, cerrar, entre otros. El siguiente es “inicio” los cuales tienen unas funciones más comunes que son las siguientes fuentes del tema ósea el diseño de las palabras, el tamaño de la letra, si quieres en “N” se utiliza para resaltar algo, “K” para que la letra esta cursiva, “s” subrayar las palabras, alinear el texto, pegar, cortar, insertar celda o eliminarla, entre otros.
Continuamos con “insertar” aquí tiene todas las funciones de los gráficos sus diseñas y formas, ilustraciones, mini gráficos, filtros, Insertar texto y símbolos. La “Disposición de página” cuenta con los temas, márgenes, orientación, tamaños de la página, área de impresión, saltar páginas, fondo, imprimir títulos, ajustar área de impresión, opciones de la hoja y organizar. En” fórmulas” se puede insertar función, la autosuma, lógicas, texto, fecha y hora, auditoria de fórmulas, administrador de nombre, opciones para el cálculo.
Los “Datos” encontramos actualizar, ordenar, filtro, herramientas de datos, análisis de hipótesis, previsión y esquemas. Seguimos con “Revisa” encontramos ortografía, sinónimos, búsqueda inteligente, traducir, proteger y ocultar entrada de lápiz. En “Vista” las funciones de mostrar, zoom, ampliar selección, nueva ventana, organizar todo, inmovilizar y cambiar ventanas. Para “Ayuda” esta la función de ayuda, ponerse en contacto con el soporte técnico y mostrar aprendizaje.
En penúltimo lugar esta “Nitro pro-10” ayuda a crear PDF, Crear PDF y enviarlo por correo electrónico, configuración de Excel y configuración general. Por último, está la opción “¿Qué deseas hacer?” para que la persona pueda gestionar con eficiencia los requerimientos que solicita.
Definición de la fórmula suma:
Como podemos observar Excel es una herramienta que ofrece diferentes manejos para la comodidad o eficiencia de la persona que lo esté ejecutando, lo más importante es facilitar la información de una manera ordenada permitiendo analizar por medio de graficas o tablas dinámicas los resultados obtenidos en un límite de tiempo más corto.
Permite disminuir el margen de error en los trabajos esto permite automatizar los procesos que pueden realizar los colaboradores en las diferentes áreas como contabilidad, gestión de inventarios y gestión de stocks utilizando diferentes procesos como lo es el filtrado, la selección, búsqueda de grandes volúmenes de información o datos para calcularlos en diferentes periodos de tiempo.
A continuación, se presentarán las fórmulas de suma y correspondencia donde se explicará su significado, Sintaxis de la función SUMA de Excel, ¿Cómo utilizar las fórmulas? y ejemplos en la implementación empresarial en la vida real.
En Excel tiene diferentes formas de sumar valores principalmente la persona no requiere necesitar la función de Excel para hacer la suma con valores pequeños porque se puede hacer directa, se presentará de manera practica las tres diferentes formas que se puede hacer las sumas en hojas de cálculo.
¿Cómo se utiliza la formula suma?
En primer lugar, se encuentra cuando la persona solo necesita sumar valores pequeños, por consiguiente, debemos colocar los valores que se desean sumar en el medio de estos se coloca el signo (+) como el siguiente:
Nota: Elaboración propia.
Este es otra forma para implementar la suma en las hojas de cálculo en Excel por medio de los valores ingresados en diferentes celdas, por ejemplo, en la celda C3 y en la celda D3 Una vez que hayamos puesto el igual en la celda C1, seleccionamos la celda A1, ponemos el signo (+) y seleccionamos la celda B1, luego presionamos enter para obtener el resultado.
Nota: Elaboración propia.
En este otro ejemplo en el cual utilizo diferentes materiales escolares con sus respectivos valores colocados en las celdas B2 a la celda B5 se coloca en la celda B6 un igual se selecciona la celda B2 seguido de un más a continuación se oprime el B3 este paso se repite las veces que sea necesario hasta llegar al final de todos los valores colocados en la hoja de cálculo, dando enter para que nos muestre el resultado.
Nota: Elaboración propia.
Aunque se pueda realizar este procedo sin tanta complicación encuentro esta forma un poco ineficiente ya que se llevaría una gran cantidad de tiempo realizándolo por esa razón para operación con gran volumen de datos se aconseja utilizar la función de suma en las hojas de cálculo de Excel como podemos ver a continuación con el siguiente ejemplo:
Nota: Elaboración propia.
Con la función Suma de Excel es una herramienta que permite sumar valores individuales de diferentes celdas se pueden combinar los cuatro elementos, =SUMA (B2:B5) está sumando directamente los valores entre estas casillas solo escribiendo el comando por consiguiente permitiría mejorar la eficiencia y organización de la producción en los colaboradores de una empresa.
Nota: Elaboración propia.
Para la función SUMA hecha en la celda B2 a la celda C2 se coloca un igual con el cursor se seleccionan las casillas en el medio deber ir dos puntos entre dos paréntesis para el primer material damos enter, arrastramos hasta el final de los datos para ver los resultados de la operación.
Si es el caso de estar en una tabla en formateado en forma de tabla, Excel nos llenará automáticamente los campos, haciendo el trabajo de manera más rápida y fácil.
Otra manera más sencilla de realizar esta operación es la Autosuma la cual nos permite añadir columnas o filas de forma rápida y sencilla, Excel es una herramienta que realiza la operación por ti. Para usarlo, simplemente seleccione la columna vaya hasta el final de los datos de la columna que quiera sumar y vaya a la barra superior seleccione “Formulas” haga clic en Autosuma en la parte final de los datos encontrara los resultados de estos en forma automática.
Nota: Elaboración propia.
Sintaxis de la función suma de Excel
“Como hemos podido demostrar, la función SUMA en Excel tiene una sintaxis que no es muy complicada, es necesario que la expliquemos para conocer sus condiciones generales.
SUMA (número1; [número2]; …)
Por esta razón Excel es una herramienta que permite realizar la misma operación de tres modos diferentes para la comodidad y necesidades de las personas que utilicen el programa que pueden ser estudiantes, trabajadores, empresas, entre otros.
Cifra o número, que puede darse como un número (4)
Referencia de celdas, como por ejemplo B1″
Excel Para todos. (2022)
De forma práctica y sencilla se puede realizar conforme a lo practica que le parezca a la persona en su lugar de trabajo para implementarla.
Ejemplo en la implementación empresarial fórmula suma
Ana quiere ingresar a la universidad central para empezar su sueño de ser una Administradora de empresas para algún día poder manejar los negocios de su familia, por esta razón ella termino su proceso de inscripción quiere saber cuánto le va a valer el semestre.
En la universidad le comentaron que cada materia vale 350.000 pesos colombianos en este semestre la universidad metió 6 materias diferentes ya que era su primer año entonces decide realizar la Autosuma en una hoja de cálculo para saber el valor y enviárselo as u padre de una manera ordenada y sencilla comentarlo.
Nota: Elaboración propia.
A continuación, se colocan estos dos videos los cuales fueron considerados para ampliar el conocimiento del lector a nivel general con la herramienta Excel es una herramienta que explican de una manera sencilla y practica para el entendimiento de cualquier persona que quieran aumentar sus conocimientos.
CONCLUSIÓN
Excel es una herramienta que tiene un diseño muy práctico amigable para cualquier persona que la empiece a usar por su distribución en categorías o sectores el cual una persona se puede guiar de manera rápida para encontrar los que está buscando de una manera ágil, como se sabe este instrumento es muy utilizado por grandes cantidades de personas para diferentes procesos como la contabilidad, llevar registro de inventario, realizar una tareas del colegio, llevar un programa de ventas y promociones de un pequeño o grande negocio.
Brinda varias funcionalidades muy completas en una sola herramienta lo cual muchas empresas u organizaciones se verían muy afectadas si esta herramienta sale del mercado o es afectada.
Debido a que muchos negocios es su principal fuente para organizar, plasmar la información con las fórmulas para hallar el resultado de cierta actividad, también para ver el crecimiento económico de una empresa analizando sus altibajos, por otro lado, podemos ver en la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) los cuales entregan un informe trimestral de la economía del país donde utilizan las siguientes fórmulas de Excel como la suma, resta y porcentaje para encontrar el Pib real de cada año, determinar la inflación, los precios de la canasta familiar entre otro teniendo un seguimiento por medio de hojas de Excel.
Con estos dos ejemplos quiero resaltar la importancia de esta herramienta para la toma de decisiones en base a lo que arroje los resultados de cada archivo donde se plasme un proceso organizado y coherente para el beneficio de la sociedad o empresa.
Enlaces para complementar la información:
https://es.wikihow.com/usar-f%C3%B3rmulas-de-suma-en-Microsoft-Excel
Editor: Carlos Pinzón Romero
Código: UCHIG7
Universidad: Universidad Central.
Bibliografía:
Aula Virtual. (2021). La importancia de Excel en las empresas. Noticias Aula Virtual. https://www.campusaulavirtual.com/noticias/la-importancia-de-excel-en-las-empresas-2.html#:~:text=Excel%20es%20ampliamente%20utilizado%20por,los%20usuarios%20finales%20y%20profesionales
Excel Para todos. (2022). ¿Qué es y para qué sirve? . Excel Para todos. https://excelparatodos.com/que-es-excel/
Excel Para todos. (2022). Cómo sumar en excel. Excel Para todos. https://excelparatodos.com/como-sumar-en-excel/
Dostin Hurtado. (2021). Curso Excel – Capitulo 0, Introducción para Principiantes. [Video]. You Tube. https://www.youtube.com/watch?v=yKWFMgurUnU
El Tío Tech. CURSO BÁSICO DE EXCEL – COMPLETO 2020. [Video] You Tube. https://www.youtube.com/watch?v=v_R5SaMTlug
