La importancia de los sistemas de gestión de contenidos (CMS)
En la era digital actual, los sistemas de gestión de contenidos (CMS) desempeñan un papel fundamental en la creación, gestión y distribución de contenido en línea. Desde sus inicios modestos hasta su estado actual, los CMS han evolucionado significativamente para adaptarse a las crecientes demandas de usuarios individuales, empresas y organizaciones en todo el mundo.
¿Qué es un CMS?
Un sistema de gestión de contenido CMS (Content Management System, en inglés) es un software que permite la creación y administración de los contenidos de una página Web, principalmente, de forma automática. Así, con él podemos publicar, editar, borrar, otorgar permisos de acceso o establecer los módulos visibles para el visitante final de la página.
El CMS está formado por 2 elementos:
- La aplicación gestora de contenidos (CMA): El elemento CMA permite al gestor de contenidos o autor realizar la creación, modificación y eliminación de contenido en un sitio Web sin necesidad de tener conocimientos de lenguaje HTML.
- La aplicación dispensadora de contenidos (CDA): este es el proceso de backend y detrás de escena que toma el contenido que ingresa en el CMA, lo almacena correctamente y lo hace visible para sus visitantes.
Para Cañellas (2014), cuando hablamos de un CMS nos referimos a una interfaz que controla una o varias bases de datos donde se aloja el contenido del sitio. Las características de un CMS pueden variar, pero la mayoría incluye publicación basada en Web, indexación, revisión, búsqueda y recuperación de la información.
El sistema permite manejar de manera independiente el contenido por una parte y el diseño por otra. De esta manera, es posible manejar el contenido y variar en cualquier momento el diseño del sitio sin tener que darle formato a todo el contenido de nuevo. Además, permite de manera fácil y controlada la publicación en el sitio a varios editores con la debida autorización previa para que éstos puedan escribir artículos, proponer votaciones, definir la apariencia y el funcionamiento de los interfaces gráficos (el denominado look & feel) del sitio, entre otros aspectos.
Evolución de los CMS
Los sistemas de gestión de contenidos han experimentado una transformación notable desde sus primeras encarnaciones como herramientas simples para la publicación de contenido estático en la web. Según Bohórquez López (2015), los primeros CMS fueron desarrollados para facilitar la creación y gestión de sitios web sin requerir conocimientos avanzados de programación. Con el tiempo, a medida que las necesidades de los usuarios se volvieron más sofisticadas, los CMS evolucionaron para incluir funcionalidades avanzadas como la gestión de contenido multimedia, la personalización de diseños y la integración con plataformas de comercio electrónico.
Un ejemplo de evolución: WordPress y Drupal
Un caso emblemático de esta evolución es WordPress, que inicialmente se lanzó en 2003 como una plataforma de blogging y ha crecido hasta convertirse en el CMS más popular del mundo, utilizado por millones de sitios web en todo el mundo. WordPress es conocido por su comunidad activa de desarrolladores y por ofrecer una amplia gama de plugins y temas que permiten a los usuarios personalizar y ampliar las funcionalidades de sus sitios web según sus necesidades específicas. Por otro lado, Drupal, lanzado en 2001, se ha destacado por su flexibilidad y capacidad para manejar sitios web complejos que requieren un alto grado de personalización y control sobre la estructura del contenido.
Importancia de los CMS en la web
En la actualidad, los CMS juegan un papel crucial en la gestión eficiente de contenido digital en una variedad de industrias y sectores. Bojorque (2008) destaca que los CMS permiten a las organizaciones mantener sitios web dinámicos y actualizados con facilidad, mejorando la experiencia del usuario y la eficiencia operativa. Esto es especialmente importante en un entorno digital donde la capacidad de adaptarse rápidamente a las tendencias del mercado y a las expectativas de los usuarios es clave para el éxito organizacional a largo plazo.
¿Cuáles son los beneficios clave de los CMS?
Facilidad de creación y mantenimiento
Puede ser que la principal ventaja de utilizar un software CMS sea la gran facilidad que le ofrece quienes quieren desarrollar una página y mantenerla actualizada.
El acceso al trabajo se realiza directamente en el navegador, es decir, no es necesario descargar ningún sistema específico y complejo ni nada que ocupe espacio en la computadora o teléfono celular, lo que permite crear páginas rápidamente y aprovechar mejor las oportunidades del mercado para ofrecerle contenidos de mejor calidad a los usuarios.
Facilidad de uso
Quien tiene un sitio web sabe que es necesario estar constantemente atento a las novedades y tendencias que aparecen en el mercado. Por lo tanto, las páginas deben ser flexibles para aprovechar estas nuevas posibilidades y utilizar recursos innovadores en todo su potencial.
Con un buen CMS, cualquier miembro del equipo podrá ayudar a mantener la estrategia digital, esto incluye crear páginas en el sitio web de la empresa, agregar imágenes, videos, testimonios de clientes y más. Todo lo anterior se puede hacer de manera extremadamente fácil y rápida, sin la necesidad de un conocimiento profundo de programación, diseño o diagramación.
Gran cantidad de recursos adicionales
El principal CMS del mercado tiene una amplia gama de características adicionales, estos se pueden agregar al sitio web con unos pocos clics para crear la mejor experiencia posible para el consumidor y hacer que la administración sea más eficiente.
Posibilidad de optimización para búsquedas orgánicas
Todo emprendedor que busca establecer su sitio web como un referente en el mercado online debe saber que es necesario conocer y aplicar las técnicas de optimización para la búsqueda orgánica, el Search Engine Optimization (SEO).
El SEO tiene como objetivo aumentar las posibilidades de que los motores de búsqueda, como Google, encuentren las páginas de tu sitio, pues cuantas más personas lo encuentren de forma orgánica (sin anuncios), mejor será tu proceso de adquisición de clientes.
Se pueden utilizar diferentes técnicas, como:
- Link building para aumentar la autoridad y mejorar el posicionamiento en las SERPs
- Optimización de imágenes para que los contenidos también puedan ser encontrados mediante búsquedas visuales
- Uso estratégico de palabras clave, especialmente long tail
- Estructuración de los contenidos para que puedan ser consumidos de una manera agradable para aumentar el tiempo de permanencia de los navegantes.
Buena velocidad de carga
Otro gran beneficio de tener una solución CMS es que generalmente contribuye a aumentar la velocidad de carga de la página. Este elemento es crucial para ofrecer una buena experiencia al consumidor.
Cuanto más tarde en cargarse, y estamos hablando de diferencias de segundos, mayores serán las posibilidades de que el lead salga de la página y busque otra opción en Internet. Por eso, es muy importante que siempre se monitoree el tiempo de carga de las páginas, buscando optimizarlo.
Bajos costos de actualización y mantenimiento
Con un CMS, todo es más económico, desde la implementación hasta la actualización y el mantenimiento.
El software utilizado, en general, es gratuito, ya que la mayoría de los CMS son creados por programadores de todo el mundo, que trabajan de forma colaborativa
Pero si ya se tiene un CMS el trabajo será mucho más simple y barato, pues la diferencia de valores está en la actualización y mantenimiento, lo que convierte al CMS en una opción mucho más ventajosa en términos económicos.
¿Cómo evaluar el mejor hosting para CMS?
El CMS no es el único elemento importante en el mantenimiento de un sitio web, pues el hospedaje también tiene un papel destacado en esto, porque si el hospedaje no es compatible con el CMS que se eligió anteriormente no podrá ser utilizado.
- Decir primero qué tipo de hosting se quiere. Existen 4: servidor compartido, en la nube, VPS y dedicado
- Acortar la lista de opciones de las empresas mejor calificadas de la industria, que son compatibles con el CMS que se está buscando
- Comparar recursos, servicios y precios entre los “finalistas” de selección.
Seguridad en los CMS y prácticas recomendadas
La seguridad es un aspecto crítico en la gestión de contenido en línea. Junco Romero y Rabelo Padua (2017) discuten las mejores prácticas para proteger los CMS contra amenazas cibernéticas, como ataques de hackers y malware, enfatizando la importancia de mantener actualizado el software del CMS, implementar políticas de contraseñas seguras y realizar auditorías de seguridad regulares para detectar y mitigar posibles vulnerabilidades antes de que se conviertan en una amenaza para la integridad del contenido y los datos sensibles.
Consejos prácticos para mejorar la seguridad
Actualizaciones y parches
Mantener el CMS y sus plugins actualizados con las últimas versiones disponibles para mitigar vulnerabilidades conocidas y mejorar la estabilidad y seguridad del sistema.
Autenticación segura
Implementar políticas de contraseñas robustas y autenticación multifactorial para proteger las cuentas de usuario contra accesos no autorizados y violaciones de seguridad.
Monitoreo y respuesta rápida
Establecer procedimientos de monitoreo proactivo y respuesta rápida a incidentes de seguridad para minimizar el impacto de posibles amenazas y garantizar la continuidad operativa de los sistemas CMS.
Importancia de la organización y accesibilidad de la información
En contextos como bibliotecas digitales y centros de documentación, los CMS son fundamentales para la catalogación y gestión de recursos digitales, incluyendo libros electrónicos, revistas académicas y archivos multimedia. Estos sistemas permiten a bibliotecarios y archivistas organizar y facilitar el acceso a información valiosa, mejorando así la eficiencia operativa y el servicio al usuario en un entorno digital en constante evolución.
Aplicaciones en la educación y el aprendizaje digital
El impacto de los CMS se extiende más allá del ámbito empresarial, transformando la educación y el aprendizaje digital en todo el mundo. Contreras Espinosa y Eguia Gómez (2009) destacan que los CMS han revolucionado la enseñanza al permitir a educadores y capacitadores crear entornos de aprendizaje en línea interactivos y colaborativos. Estos entornos no solo facilitan la entrega de contenido educativo personalizado, sino que también promueven la colaboración entre estudiantes y fomentan un aprendizaje activo y autodirigido.
Un caso de uso en la educación
Moodle y Canva son ejemplos destacados de plataformas de gestión de aprendizaje basadas en CMS que han transformado la educación en línea. Moodle, lanzado en 2002, es ampliamente utilizado por instituciones educativas y organizaciones académicas para crear y administrar cursos en línea, ofreciendo herramientas integradas para entregar contenido, evaluar estudiantes y colaborar en tiempo real entre profesores y alumnos. Canva, por su parte, se ha destacado por su interfaz amigable y su enfoque en la usabilidad, atrayendo a instituciones que buscan una plataforma moderna y adaptable para el aprendizaje digital.
Perspectivas desde las ciencias de la información y gestión de datos
Desde una perspectiva informacional, los CMS desempeñan un papel esencial en la gestión eficiente de información y datos en entornos corporativos y académicos. Rosell León (2011) subraya que los CMS no solo facilitan la creación y publicación de contenido web, sino que también proporcionan herramientas avanzadas para la organización, indexación y recuperación de información crítica, mejorando la accesibilidad y usabilidad de los recursos digitales dentro de organizaciones complejas y distribuidas.
¿Por qué las empresas deberían adoptar un CMS?
El entorno virtual es cada día más competitivo entre las empresas, por lo tanto, los emprendedores y los responsables de las organizaciones deben buscar siempre nuevas formas de mejorar la experiencia de los usuarios en sus sitios web y aportar nuevos recursos, manteniendo una buena gestión de las acciones.
Los objetivos se logran con más facilidad si se usa un CMS, por lo que existen varias opciones en el mercado y es muy importante entender que su elección no puede realizarse de cualquier manera, pues el gran desafío para las empresas es alinear la necesidad con los recursos disponibles.
En marketing no existen las plataformas para uso general, todas las herramientas siempre están en función de demandas específicas de una empresa para atender a su público y ofrecer las soluciones adecuadas. Por lo tanto, es crucial elegir el CMS con las características más adecuadas para el negocio.
Conclusión
Los sistemas de gestión de contenidos (CMS) han evolucionado de simples plataformas de publicación web a herramientas multifuncionales y estratégicas que desempeñan un papel crucial en la era digital actual. Desde su impacto en la productividad empresarial hasta su influencia en la educación y la gestión de información, los CMS continúan transformando la manera en que interactuamos con la información y optimizamos los recursos digitales para satisfacer las demandas cambiantes del mercado globalizado. A medida que la tecnología sigue avanzando, se espera que los CMS continúen innovando y adaptándose para abordar nuevos desafíos y oportunidades en el horizonte digital.
Créditos
Autor: Lina Paola Mariño López
Editor: Carlos Iván Pinzón Romero
Código: UCECE-9
Universidad: Universidad Central
Fuentes:
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Contreras Espinosa, R. & Eguia Gómez, J. (2009). Gestión de contenidos educativos para el aprendizaje del diseño mediante un CMS. Apertura. https://www.redalyc.org/articulo.oa?id=68812679006
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