La Evolución de los Sistemas de Gestión Documental
La cuarta Revolución Industrial está transformando radicalmente la forma en que interactuamos con la tecnología. En este contexto, los sistemas de gestión documental han evolucionado significativamente, permitiendo a las organizaciones optimizar procesos, mejorar la colaboración y aumentar la eficiencia.
Este artículo explora cómo la tecnología está revolucionando la gestión documental y presenta ejemplos.
Un ejemplo es SoftExpert Suite y otros softwares que dan respuesta a las necesidades de organizaciones que hoy requieren cambios constantes y oportunos.
Los cambios deben ser implementados en tiempo real de cara a dar cumplimiento a las diferentes normas y estándares requeridos para estar en mercados globalizados.
La Importancia de los Sistemas de Gestión Documental
Los sistemas de gestión documental (SGD) son herramientas que permiten a las organizaciones capturar, almacenar, gestionar y distribuir documentos de manera eficiente.
En un mundo donde la información crece exponencialmente, estos sistemas son cruciales para garantizar que los empleados tengan acceso a la información correcta en el momento adecuado.
La gestión documental es efectiva y mejora la eficiencia operativa, mantiene la seguridad de los datos cumpliendo las normas.
El no tener acceso a la información actualizada puede tener un impacto negativo en la fabricación de productos o errores en la prestación de servicios al no contar con flujos de información en tiempo real, que de cara a clientes representen incumplimientos que afectan cualquier negocio.
Automatización de Procesos
La automatización ha simplificado tareas repetitivas, con la captura de documentos y la indexación. La automatización reduce el error humano y libera tiempo que permite que los empleados se concentren en tareas de mayor valor.
Un ejemplo de automatización es los softwares que permiten diseñar el flujo automático de edición de un cambio en un documento.
El poder realizar un cambio en un documento en línea que le permita al usuario terminar la edición, dar un clic y realizar el envío inmediato del documento a revisión por el usuario responsable de revisión y pasar cuando se revisa al usuario que aprueba.
Lo anterior, envía inmediatamente a publicación asignado automáticamente la fecha de edición y nueva versión al documento, dejando el registro de cambios actualizados y listado maestro de información documentada, como lo permite SoftExpert.
SoftExpert es un software que utiliza herramientas de automatización para gestionar flujos de trabajo y mejorar la eficiencia.
Inteligencia Artificial y Aprendizaje Automático
La inteligencia artificial (IA) ha permitido a los sistemas de gestión documental analizar grandes volúmenes de datos y extraer información relevante. Esto mejora la capacidad de búsqueda y recuperación de documentos, facilitando la toma de decisiones informadas.
Además, el aprendizaje automático permite que los sistemas se adapten y mejoren con el tiempo, optimizando continuamente los procesos.
El poder contar con entrenamiento en lÍnea con la visualización individual asincrónica por parte de cada empleado, que requiere conocer un cambio en cada una de las jornadas, sin que represente un paro en producción, y así no afectar la operación.
Esto permite ser mucho más productivos, dando además la oportunidad de generar aportes a través de comentarios que quedan en un registro de participación y en la evaluación que se genera posterior al entrenamiento, con el enfoque de pro alimentación, donde todos aportan y construyen el camino a la mejora continua.
Accesibilidad y Colaboración
La nube ha transformado la manera en que se gestionan los documentos. Los sistemas basados en la nube permiten un acceso fácil y seguro a la información desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Esto fomenta la colaboración entre equipos, ya que los empleados pueden trabajar simultáneamente en documentos y proyectos. Para el caso de SoftExpert, al estar en la nube, permite acceso a actualizaciones de cada una de las aplicaciones que se desarrollen, con un hospedaje compartido, con e-learning infinity y hosting AWS compartido, brindando un espacio para base de datos y en disco de acuerdo con cada necesidad. Además de soporte en sistema de help desk en línea.
Softexpert Suite: Un Ejemplo de Innovación en Sistemas de Gestión Documental
SoftExpert es un software que ilustra cómo la tecnología puede mejorar los sistemas de gestión documental. Con funciones que van desde la captura de documentos hasta la gestión de flujos de trabajo, esta herramienta permite a las organizaciones optimizar sus procesos y aumentar la productividad. Su capacidad para integrar la inteligencia artificial y la automatización la convierte en una opción atractiva para las empresas que buscan adaptarse a la Cuarta Revolución Industrial.
Características Clave de Softexpert Suite
Gestión de Documentos: Facilita la captura, almacenamiento y recuperación de documentos.
Automatización de Flujos de Trabajo: Permite diseñar y gestionar flujos de trabajo personalizados para mejorar la eficiencia.
Análisis y Reportes: Ofrece herramientas de análisis que ayudan a las organizaciones a obtener información valiosa sobre sus procesos.
La Cuarta Revolución Industrial está redefiniendo la forma en que las organizaciones gestionan sus documentos. Con la automatización, la inteligencia artificial y la accesibilidad en la nube, los sistemas de gestión documental se han convertido en herramientas esenciales para la eficiencia operativa. A través de ejemplos como Softexpert Suite, queda claro que la tecnología no solo facilita la gestión de la información, sino que también impulsa la transformación digital en las empresas.
Desafíos en la Implementación de Sistemas de Gestión Documental
A pesar de las ventajas, la implementación de sistemas de gestión documental presenta desafíos. La resistencia al cambio, la falta de capacitación y la integración con sistemas existentes pueden obstaculizar el proceso. Es esencial que las organizaciones aborden estos desafíos mediante estrategias de gestión del cambio y formación continua.
A medida que la Cuarta Revolución Industrial continúa evolucionando, los sistemas de gestión documental seguirán adaptándose. La integración de tecnologías emergentes, como la blockchain y el análisis de datos avanzado, promete llevar la gestión documental a nuevos niveles de eficiencia y seguridad. Las organizaciones que adopten estas innovaciones estarán mejor posicionadas para competir en un entorno empresarial dinámico.
Créditos:
Autor: Yanury Ramirez Diaz
Editor: Carlos Iván Pinzón Romero
Código: UAMGO
Universidad: Fundación Universidad de América
Fuente:
- Softexpert. (2023). Document Management System. Retrieved from Softexpert
- Marr, B. (2021). Data-Driven Transformation: How Data Is Changing Business. Retrieved from Forbes
- Davenport, T. H. (2022). The AI Advantage: How to Put the Artificial Intelligence Revolution to Work. Retrieved from MIT Press
- Imagen1 Recuperada de: https://www.channelpartner.es/cloud/que-es-la-gestion-documental-y-para-que-sirve/
- Imagen 2 Recuperada de: https://www.athento.com/es/los-desafios-comunes-de-la-gestion-documental-y-como-superarlos-navegando-hacia-la-eficiencia-empresarial/
- Imagen 3 Recuperada de: https://www.softminers.com/servicios-softexpert/
- Imagen 4 Recuperada de: https://www.accesscorp.com/es-cl/blog/sepa-como-la-digitalizacion-deja-las-decisiones-mas-rapidas-y-eficientes/
