USO DE FORMULAS Y TABLAS EN REPORTES DE VENTAS

CONTROL DEVENTAS EN LAS ORGANIZACIONES

En las organizaciones es importante tener controles internos de sus áreas y procesos, el objetivo de esto es desarrollar una compañía eficaz y eficiente. La razón de este artículo es explicar la forma de llevar control dentro del área comercial de las empresas, por medio de reportes de ventas. En la  construcción de dicho reporte se reúnen datos de las actividades comerciales. Con la finalidad de evaluar las estrategias de ventas y el desempeño de los colaboradores de este segmento de la empresa. Esto posibilita la identificación de debilidades y fortalezas del área. Teniendo como resultado oportunidades de mejora en los procesos y permitirá modificar o reemplazar las estrategias utilizadas.

REPORTE DE VENTAS

Excel es una herramienta que permite organizar datos, analizar información, realizar cálculos numéricos o alfanuméricos. Por medio de operaciones aritméticas, formulas y funciones, elaborar diferentes tipos de gráficos con base a datos, etc.

Para ilustrar mejor lo anteriormente mencionado veremos un modelo básico de un reporte de ventas hecho en Excel, donde utilizaremos los elementos anteriormente mencionados.

La empresa distribuidora de automóviles de alta gama Maserati, participó en una feria de vehículos, a la cual asistieron diez vendedores. A continuación, se observa una tabla con datos sobre las ventas de los días en los que se generaron ventas.

La empresa pide que esta información sea analizada y que se genere un informe de acuerdo con los siguientes parámetros:

• Los mejores 5 vendedores
• El vehículo más vendido
• El vendedor No.1 y el vendedor con las ventas más bajas
• Vehículo con el pico más alto de ventas
• Promedio de ventas de acuerdo con el total vendido por cada vendedor

Para generar el informe solicitado, se usarán tablas dinámicas para cada para cada parámetro. Que permiten filtrar, resumir, agrupar, contabilizar, ordenar información de la tabla inicial.

• Los mejores 5 vendedores: Por medio de una tabla dinámica se agruparán a los vendedores y el total de ventas de cada uno. Luego por medio del filtro de valor “diez mejores” se escogerán los 5 “superiores” por total de ventas. Al aceptar quedarán 5 de los 10 vendedores iniciales pero quedan en desorden, para que quede del vendedor con más ventas en ese ranking. Debe filtrar la columna de total ventas de mayor a menor, puesto que la tabla inicial no cuenta con posiciones. Estas se incluirán manualmente; por ultimo para que el informe se vea más dinámico es recomendable utilizar un gráfico que muestre el top 5.

• El vehículo más vendido: Por medio de una tabla dinámica se agruparán el modelo y la cantidad de vehículos, al ejecutar esta acción, la información quedará desorganizada, lo que debe hacer es seleccionar las cantidad y filtrar de mayor a menor, donde quedara al inicio de la columna el vehículo con la cantidad más vendida; pero no es suficiente con organizar los datos dentro de la tabla dinámica, el informe debe generarse con análisis, es por esto que por medio de tres formulas sacaremos de la tabla la información y se dejará más fácil de leer y comprender.

Dicho lo anterior la primera formula que se utilizará  es K.ESIMO.MAYOR, Esta fórmula representa la posición (a partir del mayor valor), dentro rango de celdas. Que para el caso necesitamos que saque el mayor valor del rango seleccionado.

La sintaxis de la función es, igual o el signo más (+), luego el nombre de la formula, seguido del rango de celdas entre paréntesis. De las que se quiere sacar el valor, luego de un punto y coma la posición que se requiere para esta búsqueda será 1.

Finalmente se utilizarán la fórmula es INDICE, esta fórmula devuelve un valor o la referencia a un valor desde una tabla o rango. Y la formula COINCIDIR. Esta fórmula busca un elemento determinado en un intervalo de celdas y después devuelve la posición relativa de dicho elemento en el rango.

Ahora veamos como se utilizó para el caso: se necesitaba encontrar el valor de la intersección entre la columna y la fila. Esta intersección arroja el dato correspondiente al valor hallado con la primera formula. Ubicado en la columna de la izquierda es decir el vehículo Maserati trofeo Alto. La forma de poner correctamente la sintaxis de estas funciones es. Igual o el signo más (+), se inicia con INDICE, entre paréntesis el rango en el que debe buscar el valor de referencia (modelo), posteriormente precedido de punto y coma utilizaremos COINCIDIR, entre paréntesis el valor hallado anteriormente (172) y el rango en el que se encuentra este valor.

• El vendedor No.1 y el vendedor con las ventas más bajas: Por medio de una tabla dinámica se agruparán los vendedores y el total de ventas de cada uno, al ejecutar esta acción la información quedará desorganizada, para que quede del vendedor con más ventas al vendedor con menos ventas, se debe filtrar la columna de total ventas de mayor a menor.

Al igual que en el punto anterior lo que se quiere lograr es que la información analizada sea más fácil de leer y comprender; por lo tanto, se utilizarán de nuevo las fórmulas de la misma manera que en el punto dos para el vendedor número uno, K.ESIMO.MAYOR para obtener como resultado el valor más alto de las ventas ($36.339.030.000), INDICE y COINCIDIR, hallará el valor de la intersección entre la columna y la fila, para que como resultado arroje el dato correspondiente al valor hallado con la primera formula, ubicado en la columna de la izquierda es decir el vendedor María Molina.

Para ubicar al vendedor con menos ventas se utilizará la formula K.ESIMO.MENOR, esta fórmula devuelve el k-ésimo menor valor con una posición relativa específica dentro de un conjunto de datos, dentro rango de celdas, que para el caso necesitamos que saque el menor valor del rango seleccionado.

La sintaxis de la función es, signo más (+) y luego el nombre de la formula, seguido del rango de celdas entre paréntesis, de las que se quiere sacar el valor, luego de un punto y coma, la posición que se requiere para esta búsqueda será 1, correspondiente al menor valor; luego se utilizarán INDICE y COINCIDIR, hallando el valor de la intersección entre la columna y la fila, para que como resultado arroje el dato correspondiente al valor hallado con la primera formula, ubicado en la columna de la izquierda es decir el vendedor Anderson Muñoz.

• Vehículo con el pico más alto de ventas: Por medio de una tabla dinámica se agruparán los modelos y el total de ventas, al ejecutar esta acción la información quedará desorganizada, para que quede del mayo modelo vendido al menor se debe filtrar la columna de total venta de mayor a menor.

Para hallar el valor de venta más alto en este caso utilizaremos la formula MAX, esta fórmula se usa para analizar el rango de datos y encontrar el número más grande dentro de dicho rango; la sintaxis de la función MAX para este caso es, igual o el signo más (+), luego el nombre de la formula, seguido del rango de celdas entre paréntesis de las que se quiere sacar el valor.

Se utilizarán de nuevo las fórmulas de la misma manera que en los puntos anteriores, INDICE y COINCIDIR, hallará el valor de la intersección entre la columna y la fila, para que como resultado arroje el dato correspondiente al valor hallado con la primera formula, ubicado en la columna de la izquierda es decir el vehículo Maserati trofeo Alto.

• Promedio de ventas de acuerdo con el total vendido por cada vendedor: Manualmente se creará una tabla para promediar las ventas del mes, de acuerdo con el total vendido por cada uno de los vendedores, para ello se utiliza la formula PROMEDIO, esta es una función estadística, se usa para analizar el rango de datos y encontrar el valor promedio de dicho rango. La sintaxis de la función es, igual o el signo más (+), luego el nombre de la formula, seguido del rango de celdas entre paréntesis de las que se quiere sacar el valor.

Créditos Finales

Autor: Liliana Bernal Alba

Editor: Carlos Pinzón

Código: UCHIG2-3

Universidad: Universidad central

Fuentes

Pereira, C. (2019). Control interno en las empresas: su aplicación y efectividad.

Silva, D. (2021). Reporte de ventas: ¿Cómo hacer en 5 pasos simples?.
https://www.zendesk.com.mx/blog/reporte-de-ventas/#:~:text=El%20reporte%20de%20ventas%20es,de%20mejora%20en%20los%20procesos.

SalesForce Latinoamerica (2022). Reporte de ventas: Cómo crear uno
https://www.salesforce.com/mx/blog/2022/07/reporte-de-ventas.html#:~:text=El%20reporte%20de%20ventas%20es,esos%20datos%20para%20vender%20m%C3%A1s.

Excel para todos (2001). Qué es excel y para qué sirve. 
https://excelparatodos.com/que-es-excel/

Excel para todos (2001). Tablas dinamicas.
https://excelparatodos.com/excel/tablas-dinamicas/

Microsoft. Funciones de excel