Herramientas básicas y fundamentales para las empresas
Microsoft Excel proporciona a las empresas, herramientas que necesitan para sacar el máximo provecho de sus datos. Cuando se trata de aprovechar al máximo los recursos y maximizar el retorno de la inversión, es cuando se convierte en una herramienta muy importante. Las empresas están recolectando cada vez mayores volúmenes de datos de múltiples fuentes, incluyendo transacciones en sus establecimientos, las transacciones de ventas en línea y los medios de comunicación social. Estas empresas tienen que ser capaces de comparar y analizar esta información de forma rápida y eficaz.
Las herramientas que nos brinda Excel se adecuan perfectamente a las necesidades de las empresas. Según el artículo llamado La importancia de Excel empresarial para perfil profesional de la empresa de la empresa Primeinstitute (2021) “Las hojas de cálculo de Excel se utilizan comúnmente en todos los negocios para mostrar la información financiera y otros datos relevantes para el funcionamiento de la empresa”, siendo beneficioso para todas las áreas de una organización.
En el presente artículo se destacará la importancia de las herramientas “promedio” y “Max y min” para las organizaciones. Desde su significado, usos, modos de empleo y ejemplos en casos reales.
Definición
El promedio es un cálculo muy usado en la cotidianidad del trabajo en empresas. Es utilizado en la totalidad de reportes de trabajo y se destaca como una herramienta útil para conclusiones de estudios realizados o proyectados.
Es un valor único que podría sustituir a todos los valores de una lista, de tal modo que su suma sería la misma que si sumáramos los números originales.
Usos de las herramientas de Excel
-Se utiliza en tratamiento algebraico.
-Se utiliza para calcular la puntuación media en deportes.
-También se utiliza en muchos campos diversos, es decir, economía, antropología e historia.
-También se utiliza para medir la temperatura media de la tierra para medir el calentamiento global, como ejemplo.
-También se utiliza para medir la precipitación anual de un área en particular.
Es decir, una herramienta que se puede usar en cualquier campo de estudio según la función y generar conclusiones para la toma de decisiones dentro de cada organización.
Los siguientes tutoriales se realizarán utilizando la versión Excel 2019 (17.0)
Tutorial de uso de las herramientas de Excel
El promedio es un valor calculado dentro de un conjunto de números. Para calcularlo, lo que se debe hacer es sumar los valores y el resultado, dividirlo por la cantidad total de números.
Para el tutorial se tomará el siguiente ejemplo: Se realizó un estudio en la universidad Central para determinar cuál es el ingreso familiar promedio de 5 estudiantes.
Los resultados fueron los siguientes:
Carlos Ardila: 12.000.000
Juan Fernández: 15.000.000
Santiago Ardila: 19.000.000
Laura Torres: 14.000.000
Felipe Caicedo: 20.000.000
Para determinar el promedio se seguirán los siguientes pasos
- En la hoja de cálculo de Excel se pondrán los datos en modo de tabla, es decir, cada estudiante con su ingreso familiar, de la siguiente manera:
- En la celda B7 ponemos la siguiente fórmula =SUMA(B2:B6). Lo cual explica que se hará la suma de los valores ingresos familiares de los estudiantes, desde la celda B2 hasta la celda B6. En ese sentido, se obtendrá el ingreso familiar TOTAL de los 5 estudiantes.
- El resultado se podría dividir en el número de estudiantes (5) y se obtendría el resultado, sin embargo, usando la fórmula de promedio, se hará de la siguiente manera.
En la celda B8 se escribirá =PROMEDIO (B2:B6) lo cual indica que Excel sacará el ingreso familiar como media aritmética para los estudiantes de la Universidad Central.
- Se oprime la tecla ENTER y se obtendrá el resultado que pasará a brindar una conclusión.
En el ejemplo el resultado fue 16 millones, dando así, que el ingreso familiar promedio de estos 5 estudiantes es de 16 millones de pesos colombianos, luego de utilizar las herramientas de formulas de Excel.
Ejemplo en uso empresarial de la función
La empresa de autos alemanes Mercedes Benz tuvo un evento en la ciudad de Madrid-España en la que con la influencia de varios personajes representativos de la ciudad, lograron realizar grandes ventas. Fueron 6 vendedores de la marca, por tal razón, el gerente comercial desea saber cuál fue el promedio de ventas.
Para el ejercicio se tendrán los siguientes datos:
Para resolver el ejercicio se realizarán los siguientes pasos:
- En la celda B8, se pondrá la siguiente fórmula: =PROMEDIO (B2:B7) haciendo referencia a que se tendrá en cuenta los 6 datos para el cálculo.
- Se oprime la tecla ENTER y se tendrá el resultado. En este ejemplo fue 3.8333.
El gerente comercial llega a la conclusión que el promedio de ventas de vehículos Mercedes Benz en la cuidad de Madrid-España fue de 3.8333 para 6 vendedores de la merca.
Máximo y mínimo
Definición
Según la página Aprende y Enseña Excel en su publicación Como Sacar el VALOR MAXIMO y MINIMO en Excel (2021) explica qué “La función MAX y MIN son herramientas muy interesantes que permiten sacar o detectar el valor máximo y mínimo de una información, es muy usual que uno tenga información en diferentes celdas, una base de datos y dentro de esa información se quiere obtener de una forma rápida el valor mínimo o máximo”
Usos de la herramientas de Excel
El uso de esta herramienta se adecua a la necesidad del caso, por ejemplo, una empresa de ventas de lentes de contacto quiere saber cuál fue la persona que entre 20, vendió más y menos unidades. Aplica la formula y obtiene las conclusiones para tomar de decisiones como lo es un premio para el mejor vendedor y/o una capacitación para el empleado con menores ventas.
Tutorial de uso de la herramientas de Excel
Para este tutorial se tomará el siguiente ejemplo. En un colegio el profesor de educación física pidió a sus estudiantes que hicieran 6 grupos para jugar penaltis. Cada equipo cobraría 20 penaltis y de esos resultados, el mejor obtendría 5.0 de calificación y el peor, 2.5 de calificación.
Los resultados fueron los siguientes:
El profesor ingresa sus datos en una tabla de Excel para aplicar la formula y obtener los resultados.
Lo que el profesor debe hacer es lo siguiente:
- Realizar una tabla que permita evidenciar los resultados del juego.
- En la celda B8 deberá aplicar la siguiente fórmula =MAX (B2:B7).
- El resultado fue 17 goles, es decir, el equipo 5 es el ganador de la calificación 5.0
Para obtener el valor mínimo, el profesor en la celda B9 deberá poner la fórmula =MIN (B2:B7).
- Se obtiene el resultado de 9, que indica que el equipo 3 tendrá la calificación de 2.5, dado
que su rendimiento fue el peor entre los 6 equipos conformados.
Ejemplo en uso empresarial de la función
La empresa virtual de accesorios de lujo, Exclusive Store desea saber cuál fue la cantidad de ventas realizadas en los 12 meses del año 2021 para determinar qué meses deben hacer distintas campañas publicitarias para aumentar sus ventas y cuál fue el mes en el que las ventas estuvieron más altas. Por lo tanto, se usará una de las herramientas posteriormente mencionadas.
Para realizar el cálculo se tienen los siguientes resultados:
El gerente comercial para obtener las respuestas a sus interrogantes deberá:
- Añadir los resultados a la hoja de cálculo de Excel señalando los resultados del número de ventas junto con el mes.
- En la casilla B14 deberá poner la fórmula =MAX (B2:B13).
El resultado fue el mes de diciembre, ya que registra 420 ventas realizadas. Ahora, el gerente deberá poner en la casilla B15 la formula =MIN (B2:B13) para obtener el mes con las ventas más bajas durante el año.
- El resultado fue el mes de enero que registra 120 ventas.
La conclusión del ejercicio y las herramientas de Excel usadas es que la empresa de accesorios de lujo debe implementar estrategias de marketing por redes sociales en la creación de dinámicas y anuncios publicitarios que permitan aumentar las ventas en el mes de enero, ya que es el mes que menos cantidad de ventas tiene. Por otro lado, el mes de diciembre es el mes que mayor cantidad de ventas tiene, debido a que las personas se ven influenciadas en comprar más en esta temporada por las fechas familiares.
Para finalizar…
Para la empresa Eserp (2021) en su artículo la importancia de saber usar Excel en el mercado laboral “Con esta herramienta podrás, entre otras cosas, realizar facturas y llevar la contabilidad de la empresa de una manera fácil y rápida. Por eso, los empleados de los diferentes departamentos de las empresas que estén vinculados con estas actividades tienen que saber manejar Excel con soltura. Además, también puedes obtener gráficos a partir de los datos introducidos en las hojas de cálculo, lo que te será muy útil para realizar análisis de los datos e interpretarlos”.
Excel es una de las herramientas más utilizadas por las empresas, agencias de servicios, grupos de voluntarios, organizaciones del sector privado, científicos, estudiantes, educadores, formadores, investigadores, periodistas, contadores y otros, por lo que se ha convertido en un elemento básico de los usuarios finales y profesionales del negocio.
En el mundo, miles de millones de dólares se mueven gracias a este programa. Miles de decisiones se toman apoyadas en él. Millones de empresas de todo el mundo simplemente no podrían operar si no tuvieran Excel en sus equipos de cómputo.
En definitiva, con Excel podrás almacenar una gran cantidad de datos, así como manejarlos y actualizarlos, lo que ayudará en el correcto funcionamiento y control de la empresa.
Autor: Álvaro Santiago Ardila Vargas
Editor: Carlos Pinzón Romero
Código: UCHIG7
Universidad: Universidad Central.
Referencias
Aula Virtual. (2021). La importancia de Excel en las empresas. Noticias Aula Virtual. https://www.campusaulavirtual.com/noticias/la-importancia-de-excel-en-las-empresas-2.html#:~:text=Excel%20es%20ampliamente%20utilizado%20por,los%20usuarios%20finales%20y%20profesionalesAprende y enseña Excel. (2021). Como Sacar el VALOR MAXIMO y MINIMO en Excel. Excel Básico. https://www.xn--aprendeyenseaexcel-y0b.com/2020/10/como-sacar-el-valor-maximo-y-minimo-en-excel.htmlEserp. (2021). La importancia de saber usar Excel en el mercado laboral. Artículos Excel. https://es.eserp.com/articulos/la-importancia-de-saber-usar-excel-en-el-mercado-laboral/El Tío Tech.(20 de Marzo del 2021).Como sacar promedio en Excel (Calcular Promedio).[Video]. YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=Ll3p6TBJwwc
El Tío Tech.(15 de Septiembre del 2020).Como encontrar el valor máximo y mínimo de un rango de celdas según criterio en Excel.[Video]. YouTube . https://www.youtube.com/watch?v=jY4bzbcZuz4Prime Institute. (2021). La importancia de Excel empresarial para perfil profesional de la empresa. Noticias Prime Institute. https://www.primeinstitute.com/noticias/la-importancia-de-excel-empresarial-para-profesionales
