Importancia de la herramienta Excel y sus funciones

Las herramientas ofimáticas durante los últimos tiempos han jugado un papel primordial en el desarrollo de las actividades laborales, académicas y diarias, permitiendo la facilidad de la organización de la información, gestión de informes, tareas de contabilidad, calculo en general y almacenamiento de documentos e información, entre otras funciones; así mismo, una de las herramientas más popular y utilizada diariamente es Microsoft Excel, indiscutiblemente es el programa más requerido en todos los ámbitos ( personal o profesional) permitiendo la optimización de algunos procesos y la eficiencia al momento de procesar datos numéricos o información en general.

A partir de 1985 Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac, dos años más tarde se hace el lanzamiento de su segunda versión denominada “Excel 2.0” esté podría ejecutarse a través de la plataforma de Windows y desde allí la hoja de cálculo de Excel comenzó su crecimiento y popularidad hasta convertirse en la hoja de cálculo más utilizada en el mundo entero (Excel para todos, 2021); en este orden de ideas, Excel  es un programa informático desarrollado por Microsoft Office compuesto por hojas de cálculo que permiten manipular datos numéricos y de texto (Hernandez, 2021).

A su vez, Excel se caracteriza por permitir organizar datos en filas y columnas, donde al ingresar datos numéricos, alfanuméricos o texto en las hojas de cálculo, se puedan realizar cálculos aritméticos, aplicar funciones matemáticas de mayor complejidad y utilizar funciones de estadística o funciones de lógica (Excel para todos, 2021), por otra parte, una de las principales características de esta herramienta, es que en su pantalla principal se evidencia una matriz de dos dimensiones, formada por la unión de filas y columnas cuyas intersecciones crean celdas donde se pueden ejecutar operaciones o formulas (Excel Total, 2020).

Por otro lado, y tal como se menciona anteriormente las fórmulas en Excel en muchas ocasiones son primordiales para llevar a cabo algún tipo de ejecución dentro de la hoja de cálculo, estas son consideradas como un conjunto de datos que se ingresan en una celda con el objetivo que realice algún calculo y genere así un resultado, es importante tener en cuenta que para poderlas ejecutar se deben iniciar con el signo “=” (Seabrookewindows, 2022); dichas formulas permiten llevar a cabo varias operaciones y tareas de manera automatizada, y pueden contener: Datos numéricos, texto, fechas, funciones o referencias de celdas.

Adicionalmente, también se destacan las funciones de Excel, las cuales se pueden visualizar en la pestaña de fórmulas ubicada en la parte superior izquierda de la herramienta, dichas funciones son construidas anticipadamente por medio de una formula y hace parte de las características principales de Excel, allí son necesarios datos de entrada denominados “Argumentos de función” a partir de los cuales se realizan cálculos y se generan resultados, las funciones se categorizan de acuerdo con su funcionalidad y allí destacan: Funciones de búsqueda y referencia, funciones de fecha y hora, funciones lógicas y funciones de texto, entre otras (Hernandez, 2021).

Función SI

Es así como la función “SI” es considerada una de las más importantes y populares dentro del grupo de las funciones lógicas, permite en primera instancia realizar una comparación entre dos variables y luego decidir que hacer en caso de que esa comparación sea verdadera o falsa (Microsft, s.f.) , su sintaxis está compuesta por: Prueba_Lógica (Obligatorio) se define como la expresión lógica que será evaluada para identificar si el resultado será “ Verdadero” o “Falso”, allí importante el uso de operadores lógicos ( >,<,=,>=,<=) , Valor_Si_verdadero (Opcional) allí se pondrá el valor que se devolverá en tal caso de que el resultado sea VERDADERO, y finalmente Valor_Si_Falso (Opcional) se evidenciara el valor que se devolverá si el resultado de la evaluación es FALSO (Excel Total, 2020).

En términos de resumen, la función SI se ejecuta de la siguiente manera =SI (Algo es verdadero, hacer algo, de lo contario realice lo siguiente) (Microsft, s.f.) y términos de ejemplo se reflejaría de la siguiente manera =SI (A1<100; “Objetivo alcanzado”; “Objetivo no alcanzado”) no obstante, cabe aclarar que dicha función se puede anidar (unir varias funciones en una formula) con más funciones lógicas lo que permite llegar a tomar optimas decisiones a nivel empresarial o personal, en base al resultado obtenido a través de dichas funciones.

Función formula texto          

Por otro la función formula texto es aquella que permite visualizar en una celda lo que se observa en la barra de fórmulas cuando se digitan

ecuaciones, formulas y condiciones, es fundamental empezar a escribir la función con el signo igual “=” y seguido de la formula (=formula texto) esta función solo está disponible desde la versión Excel 2013 hasta la última que hay la cual es Excel 365; los posibles errores por los cuales no se pueda efectuar la función puede ser debido a que:

  • Se aceptan referencias a celdas de otras hojas y otros libros de Excel.
    • Si se hace referencia a una celda de un libro externo, dicho libro debe estar abierto, de lo contrario se devolverá el error #N/A.
    • Si se hace referencia a un rango de celdas, a filas o columnas completas, la función devolverá la fórmula de la celda ubicada en la esquina superior izquierda del rango.
    • La función devolverá un error #N/A si la celda de la referencia no contiene una fórmula. También se devolverá el error #N/A si el texto de la fórmula excede los 8192 caracteres (Hernandez, 2021)

CONCLUSIONES

Como conclusión se puede evidenciar que la aplicación de formulas y funciones en el libro de Excel permite automatizar actividades repetitivas, es decir, simplificar tareas diariamente, así mismo, el uso y aplicación de Excel permite tomar decisiones de acuerdo con los resultados obtenidos, llevar acabo grandes bases de información, obtener gráficos que sinteticen los resultados, entre otras , día tras días se ha visto la necesidad de adquirir conocimientos en esta herramienta , ya que aquellas personas que cuentan con dichos conocimientos en ella podrían llegar a tener una gran ventaja competitiva con respecto a los demás ya que en la mayoría de ámbitos se requiere el uso de ella.

Autor: Edward Santiago Rodriguez Rodriguez

Editor: Carlos Pinzón

Código: UCAE-3

Universidad Central

BIBLIOGRAFIA

Excel para todos. (2021). Obtenido de https://excelparatodos.com/que-es-excel/

Excel Total. (2020). Obtenido de https://exceltotal.com/que-es-excel/

Hernandez, C. (2021). Excel Lover. Obtenido de https://excellover.com/aprende-excel/que-es-excel

Microsft. (s.f.). Obtenido de https://support.microsoft.com/es-es/office/funci%C3%B3n-si-f%C3%B3rmulas-anidadas-y-c%C3%B3mo-evitar-problemas-0b22ff44-f149-44ba-aeb5-4ef99da241c8

Seabrookewindows. (09 de Marzo de 2022). Obtenido de https://www.seabrookewindows.com/BMBJ15GM5/

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