La credibilidad desde los formatos de cotización

La importancia de los formatos de cotización va más allá de la validación de los datos de los productos; es la muestra de credibilidad que se quiere proyectar en una corporación o empresa , al ser la carta de presentación del negocio ; por eso se deben manejar un formatos de cotización estándar que permitan tener a la mano la información del producto o servicio cuando se solicite.

¿Por qué es importante tener formatos de cotización? 

El objetivo principal que se busca en el momento de generar un formato estándar de cotización ; es evitar que la información esté incompleta en el momento de digitar los datos necesarios; el formato estándar permite ahorrar procesos y al mismo tiempo tener seguridad de que se le está dando a el cliente la información necesaria. 

Además las cotizaciones permite que el proveedor presente ante el cliente o usuario los términos en los que se va a basar su negocio; y toda la información financiera del servicio que se ofrece; una vez se genere el acuerdo con el cliente este deberá pagar por la adquisición del producto o servicio ; por eso la importancia de una buena cotización.

Datos que deben estar en los formatos de cotización

Una cotización busca brindar la totalidad de información del producto que se esté ofreciendo; buscando total transparencia en la diligencia de los mismos , debido a esto un buen formato de cotización debe contar con: 

• Información de la empresa: Nombre de la empresa, información fiscal y logo
• Información del cliente: Nombres , apellidos, dirección, teléfonos, email y ciudad
• Información de productos: Descripción del producto, cantidad, código y valor unitario
• Tasa de descuentos: Este ítem se aplica en caso de tener promociones o descuentos.
• Fechas: Cuando se cotiza un producto existe la probabilidad de que este suba o baje de precio; por eso es recomendable digitar la fecha de validez de la cotización generalmente de no más de quince días.

Fórmulas para la creación de formatos de cotización en Excel:

• Fórmula de fecha actual:  Al utilizar esta fórmula no se tendrá que digitar la fecha manualmente; y se actualiza  según el día en el que se realice la cotización. =HOY()
• Información del cliente: Usualmente se digita la información del cliente manualmente; pero con la siguiente fórmula solo con asignarle un código a cada cliente; evitando así la información errónea.

1. Fórmula para nombre: =SI(celda en la que esta el codigo=’’’’,’’’’,BUSCARV(celda del código,tabla de clientes,número de columna en la que están los nombres,FALSO))
2. Fórmula para dirección : =SI(celda del código=’’’’,’’’’,BUSCARV(celda del código, tabla de clientes, número de columna de las direcciones,FALSO))
3. Fórmula para email:=SI(celda del código=’’’’,’’’’,BUSCARV(celda del código, tabla de clientes, número de la columna de email,FALSO))

• Información del pedido: De la misma manera que se pueden utilizar diferentes fórmulas; para completar los datos del cliente se implementan fórmulas para digitar toda la información del producto.

1. Fórmula de descripción del producto: =SI(celda de código del producto=’’’’,’’’’,BUSCARV(celda de la referencia del producto, tabla de productos,número de columna de la descripción del producto, FALSO))
2. Fórmula de precio unitario:=SI(celda de código del producto=’’’’,’’’’,BUSCARV(celda de la referencia del producto, tabla de productos,número de columna del precio unitario, FALSO))
3. Fórmula para el importe: =Si(celda de cantidad del producto=’’’’,’’’’,SI(celda del código de producto=’’’’,’’’’,celda de cantidad*celda de precio unitario))
4. Fórmula de importe total:=SUMA(selección de todos los valores de importes por producto)

Tablas necesarias para formatos de cotización de cotización en Excel

Ya una vez se tiene conocimiento de las fórmulas que se van a utilizar para el formato de cotización ; es importante la creación  de las bases de datos tanto para los productos como para la información de los clientes;  las bases de datos quedarían de la siguiente manera.

• Base de datos de clientes: Para poder realizar el diligenciamiento de los datos de forma automática; es necesario contar con los datos requeridos que son el número del cliente, nombre y apellidos, dirección , referencia, email y demás datos que se quieren ubicar. Es importante tener la claridad del número de columna en la que se encuentra cada monto de datos; por ejemplo en la siguiente imagen si se quiere buscar la dirección del cliente en la parte de las fórmulas (número de columna de..) se pondría el número 3.

• Base de datos de productos: De la misma manera que se hace con las fórmulas para buscar información de los clientes; es importante contar con una base de datos con las información de los productos ;los datos básicos de esta base datos son el código o referencia del producto, descripción del producto o nombre y precio de venta unitario. Después de esto para poder llenar las fórmulas relacionadas con producto en la parte de (número de celda de la columna de …); es importante tener en cuenta la columna en la que se encuentran los datos; por ejemplo en la siguiente imagen el número de columna de la descripción del producto es el 2.

Sugerencias adicionales para tener en cuenta para la cotización

• Términos y condiciones: Cada empresa y cliente necesitan de requerimientos distintos y eso es valido; por que en el momento de crear la cotización se deben tener en cuenta los acuerdos a los que se lleguen en cosas como la fecha de inicio o la fecha de vencimiento, en qué productos se están aplicando los descuentos ; en qué rango de tiempo se va a ser la entrega del producto o servicio que se compro.

• Costos detallados: En el momento de hablar de precios es mejor tener total transparencia en cada número que pueda cambiar por diferentes condiciones; por esto es mejor aclarar en la parte de costos los descuentos que se tengan con los productos; el valor del impuesto que se vaya a aplicar, precio unitario y precio total por cantidad , así como el valor final de la cotización.

• Abrir la posibilidad de distintos métodos de pago: La mejor manera de tener un grupo amplio de clientes es no limitando sus formas de pago; cuanta más opciones de pago se tengan habilitadas más cómodo se va a sentir el usuario por eso es recomendable tener varias opciones como ; por medio de plataformas digitales , métodos bancarios tradicionales como por tarjeta de crédito y por último la manera más común del pago en efectivo.

• Agregar los impuestos:Los  impuestos es una parte clara en el momento de definir el total de la cotización; es importante recordar que el fin de una cotización es tener la claridad de cada uno de los gastos que se van a generar ; así que es importante aclarar cual es el porcentaje que se le atribuyen a los impuestos para los productos.

Datos que debes tener en cuenta si es una cotización a nivel de proyecto

1. Calcular todos los costos humanos: Es importante tener en cuenta cada uno de los costos que se tienen al generar un producto nuevo ; y no solo se trata de ver los costos que se genera con las cosas materiales sino también el coste humano; dentro de este costo se incluyen el pago que se le va a da a cada una de las personas que trabajan en el proyecto ; considerar horas y cantidad de personas haciendo una aproximación.

2. Calcular todos los costos que no corresponden a la mano de obra: Con estos costos se hace referencia a toda la parte de uso de herramientas ; específicamente las que se van a utilizar en el proyecto , en esta parte se ven los gastos de electricidad, renta, movilidad, internet y demás dependiendo el proyecto.

3. Definir ganancias: La parte principal y a la que se le genera más enfoque en el momento de generar una cotización es la parte de gastos; pero no se puede dejar de lado la estimación de las ganancias esperadas, para esto no se tiene un porcentaje en específico ;pero lo recomendable es que las ganancias no estén en un valor menor a el veinte porciento.
4. Cobrar anticipos: Un proyecto no se puede empezar a trabajar sin un anticipo ya que es una manera de garantizar el trabajo a realizar; es importante que este anticipo se vea reflejado en la cotización que se va a  hacer con el cliente y en la medida de lo posible aclarar la fecha en que se dio el pago del mismo.
5. Plazos y cronogramas: Los plazos deben estar previamente acordados con el cliente; y estos mismos se deben evidenciar en la parte de términos y condiciones de la cotización ; esto para generar confianza tanto en el usuario como en la persona encargada del proyecto.

Ventajas de realizar los formatos de cotización en excel

• Facilidad en el momento de registrar los datos de los clientes y de los productos en venta; además de esto evitar la mala digitación de datos importantes como lo son la dirección o número telefónico
• Posibilidad de tener el control de las cotizaciones realizadas por las fechas en las que se crearon.
• Fórmulas que permiten mover datos desde la base de datos a la plantilla de cotizaciones sin tener que desplazarse por varias hojas.

El siguiente video brinda una visión general y clara de como hacer el proceso de formatos de cotización:

Autor: Sebastián Fonseca Rojas

Editor: Carlos Iván Pinzón Romero

Código: UCHIG2-3

Universidad: Universidad Central

Fuentes

David Zarate. (2-Agosto-2022). Cómo hacer una cotización(incluye ejemplos y plantilla).https://blog.hubspot.es/sales/como-hacer-cotizacion

Alvaro Chávez. (2019). ed team. ¿Cómo realizar una cotización?.https://ed.team/blog/como-hacer-una-cotizacion

Formatos de cotización. (4-Enero-2018). Siigo. https://www.siigo.com/blog/empresario/formato-de-cotizacion/#7_Fechas

Nolberto Lopez.(s.f) .Formulas excel. Formato de Cotización en Excel con fórmulas y VBA.https://formulasexcel.com/formato-cotizacion-excel/

Luis Torres. (s.f).Formato de Cotización en Excel para Descargar Gratis - Formato de Cotización Automatizado - Excel.https://youtu.be/w5WrZUQsReg