{"id":55288,"date":"2024-10-05T12:54:35","date_gmt":"2024-10-05T17:54:35","guid":{"rendered":"https:\/\/niixer.com\/?p=55288"},"modified":"2024-10-24T11:38:51","modified_gmt":"2024-10-24T16:38:51","slug":"sistemas-de-gestion-documental","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/niixer.com\/index.php\/2024\/10\/05\/sistemas-de-gestion-documental\/","title":{"rendered":"La Evoluci\u00f3n de los Sistemas de Gesti\u00f3n Documental"},"content":{"rendered":"\n<p id=\"SistemasGesti\u00f3n\">La cuarta Revoluci\u00f3n Industrial est\u00e1 transformando radicalmente la forma en que interactuamos con la tecnolog\u00eda. En este contexto, los <a href=\"https:\/\/es.wikipedia.org\/wiki\/Gesti%C3%B3n_documental\">sistemas de gesti\u00f3n documental<\/a> han evolucionado significativamente, permitiendo a las organizaciones optimizar procesos, mejorar la colaboraci\u00f3n y aumentar la eficiencia.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"documental\" id=\"sistemasgestion\">Este art\u00edculo explora c\u00f3mo la tecnolog\u00eda est\u00e1 revolucionando la gesti\u00f3n documental y presenta ejemplos.<\/p>\n\n\n\n<p>Un ejemplo es <a href=\"https:\/\/www.softexpert.com\/es\/softexpert-suite\/\">SoftExpert Suite <\/a> y otros softwares que dan respuesta a las necesidades de organizaciones que hoy requieren cambios constantes y oportunos.<\/p>\n\n\n\n<p>Los cambios deben ser implementados en tiempo real de cara a dar cumplimiento a las diferentes normas y est\u00e1ndares requeridos para estar en mercados globalizados.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"640\" src=\"https:\/\/niixer.com\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/GESTION-DOCUMENTAL-1-1024x640.webp\" alt=\"\" class=\"wp-image-55674\" srcset=\"https:\/\/niixer.com\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/GESTION-DOCUMENTAL-1-1024x640.webp 1024w, https:\/\/niixer.com\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/GESTION-DOCUMENTAL-1-300x188.webp 300w, https:\/\/niixer.com\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/GESTION-DOCUMENTAL-1-768x480.webp 768w, https:\/\/niixer.com\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/GESTION-DOCUMENTAL-1.webp 1200w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong><a href=\"https:\/\/niixer.com\/index.php\/2024\/10\/05\/la-evolucion-de-los-sistemas-de-gestion-documental\/#:~:text=La%20Importancia%20de%20los%20Sistemas%20de%20Gesti%C3%B3n%20Documental\">La Importancia de los Sistemas de Gesti\u00f3n Documental<\/a><\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Los sistemas de gesti\u00f3n documental (SGD) son herramientas que permiten a las organizaciones capturar, almacenar, gestionar y distribuir documentos de manera eficiente. <\/p>\n\n\n\n<p>En un mundo donde la informaci\u00f3n crece exponencialmente, estos sistemas son cruciales para garantizar que los empleados tengan acceso a la informaci\u00f3n correcta en el momento adecuado. <\/p>\n\n\n\n<p>La gesti\u00f3n documental es efectiva y mejora la eficiencia operativa, mantiene la seguridad de los datos cumpliendo las normas. <\/p>\n\n\n\n<p>El no tener acceso a la informaci\u00f3n actualizada puede tener un impacto negativo en la fabricaci\u00f3n de productos o errores en la prestaci\u00f3n de servicios al no contar con flujos de informaci\u00f3n en tiempo real, que de cara a clientes representen incumplimientos que afectan cualquier negocio.<br><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Automatizaci\u00f3n de Procesos<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>La automatizaci\u00f3n ha simplificado tareas repetitivas, con la captura de documentos y la indexaci\u00f3n. La automatizaci\u00f3n reduce el error humano y libera tiempo que permite que los empleados se concentren en tareas de mayor valor. <\/p>\n\n\n\n<p>Un ejemplo de automatizaci\u00f3n es los softwares que permiten dise\u00f1ar el flujo autom\u00e1tico de edici\u00f3n de un cambio en un documento.<\/p>\n\n\n\n<p>El poder realizar un cambio en un documento en l\u00ednea que le permita al usuario terminar la edici\u00f3n, dar un clic y realizar el env\u00edo inmediato del documento a revisi\u00f3n por el usuario responsable de revisi\u00f3n y pasar cuando se revisa al usuario que aprueba.<\/p>\n\n\n\n<p>Lo anterior, env\u00eda inmediatamente a publicaci\u00f3n asignado autom\u00e1ticamente la fecha de edici\u00f3n y nueva versi\u00f3n al documento, dejando el registro de cambios actualizados y listado maestro de informaci\u00f3n documentada, como lo permite SoftExpert.<\/p>\n\n\n\n<p>SoftExpert es un software que utiliza herramientas de automatizaci\u00f3n para gestionar flujos de trabajo y mejorar la eficiencia.<\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Inteligencia Artificial y Aprendizaje Autom\u00e1tico<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>La inteligencia artificial (IA) ha permitido a los sistemas de gesti\u00f3n documental analizar grandes vol\u00famenes de datos y extraer informaci\u00f3n relevante. Esto mejora la capacidad de b\u00fasqueda y recuperaci\u00f3n de documentos, facilitando la toma de decisiones informadas. <\/p>\n\n\n\n<p>Adem\u00e1s, el aprendizaje autom\u00e1tico permite que los sistemas se adapten y mejoren con el tiempo, optimizando continuamente los procesos. <\/p>\n\n\n\n<p>El poder contar con entrenamiento en l\u00cdnea con la visualizaci\u00f3n individual asincr\u00f3nica por parte de cada empleado, que requiere conocer un cambio en cada una de las jornadas, sin que represente un paro en producci\u00f3n, y as\u00ed no afectar la operaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large is-resized\"><a href=\"https:\/\/www.athento.com\/es\/los-desafios-comunes-de-la-gestion-documental-y-como-superarlos-navegando-hacia-la-eficiencia-empresarial\/\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"681\" src=\"https:\/\/niixer.com\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/Documental-1024x681.webp\" alt=\"Documentos digitales\" class=\"wp-image-55671\" style=\"width:1143px;height:auto\" srcset=\"https:\/\/niixer.com\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/Documental-1024x681.webp 1024w, https:\/\/niixer.com\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/Documental-300x199.webp 300w, https:\/\/niixer.com\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/Documental-768x511.webp 768w, https:\/\/niixer.com\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/Documental.webp 1536w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<p>Esto permite ser mucho m\u00e1s productivos, dando adem\u00e1s la oportunidad de generar aportes a trav\u00e9s de comentarios que quedan en un registro de participaci\u00f3n y en la evaluaci\u00f3n que se genera posterior al entrenamiento, con el enfoque de pro alimentaci\u00f3n, donde todos aportan y construyen el camino a la mejora continua.<\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Accesibilidad y Colaboraci\u00f3n<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>La nube ha transformado la manera en que se gestionan los documentos. Los sistemas basados en la nube permiten un acceso f\u00e1cil y seguro a la informaci\u00f3n desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Esto fomenta la colaboraci\u00f3n entre equipos, ya que los empleados pueden trabajar simult\u00e1neamente en documentos y proyectos. Para el caso de SoftExpert, al estar en la nube, permite acceso a actualizaciones de cada una de las aplicaciones que se desarrollen, con un hospedaje compartido, con e-learning infinity y hosting AWS compartido, brindando un espacio para base de datos y en disco de acuerdo con cada necesidad. Adem\u00e1s de soporte en sistema de help desk en l\u00ednea.<br><span id=\"docs-internal-guid-56ab774f-7fff-9ee4-0ec5-87f53436b205\"><\/span><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong><a href=\"https:\/\/www.softexpert.com\/es\/softexpert-suite\/\">Softexpert Suite<\/a>: Un Ejemplo de Innovaci\u00f3n en Sistemas de Gesti\u00f3n Documental<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>SoftExpert es un software que ilustra c\u00f3mo la tecnolog\u00eda puede mejorar los sistemas de gesti\u00f3n documental. Con funciones que van desde la captura de documentos hasta la gesti\u00f3n de flujos de trabajo, esta herramienta permite a las organizaciones optimizar sus procesos y aumentar la productividad. Su capacidad para integrar la inteligencia artificial y la automatizaci\u00f3n la convierte en una opci\u00f3n atractiva para las empresas que buscan adaptarse a la Cuarta Revoluci\u00f3n Industrial.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\" id=\"sistemasgesti\u00f3n\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"698\" src=\"https:\/\/niixer.com\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/Softexpert-1024x698.webp\" alt=\"Caracter\u00edsticas Clave de Softexpert Suite, software\" class=\"wp-image-55517\" title=\"Ver Caracter\u00edsticas Clave de Softexpert Suite\" srcset=\"https:\/\/niixer.com\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/Softexpert-1024x698.webp 1024w, https:\/\/niixer.com\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/Softexpert-300x205.webp 300w, https:\/\/niixer.com\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/Softexpert-768x524.webp 768w, https:\/\/niixer.com\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/Softexpert-130x90.webp 130w, https:\/\/niixer.com\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/Softexpert.webp 1100w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Caracter\u00edsticas Clave de Softexpert Suite<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"has-small-font-size\">Gesti\u00f3n de Documentos: Facilita la captura, almacenamiento y recuperaci\u00f3n de documentos.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-small-font-size\">Automatizaci\u00f3n de Flujos de Trabajo: Permite dise\u00f1ar y gestionar flujos de trabajo personalizados para mejorar la eficiencia.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-small-font-size\">An\u00e1lisis y Reportes: Ofrece herramientas de an\u00e1lisis que ayudan a las organizaciones a obtener informaci\u00f3n valiosa sobre sus procesos.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-video is-provider-youtube wp-block-embed-youtube wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe loading=\"lazy\" title=\"SoftExpert Suite - Simplemente innovadora\" width=\"800\" height=\"450\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/YsTEkdnf00A?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe>\n<\/div><figcaption class=\"wp-element-caption\">Fuente: https:\/\/www.softexpert.com\/es\/softexpert-suite\/<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n<p>La Cuarta Revoluci\u00f3n Industrial est\u00e1 redefiniendo la forma en que las organizaciones gestionan sus documentos. Con la automatizaci\u00f3n, la inteligencia artificial y la accesibilidad en la nube, los sistemas de gesti\u00f3n documental se han convertido en herramientas esenciales para la eficiencia operativa. A trav\u00e9s de ejemplos como Softexpert Suite, queda claro que la tecnolog\u00eda no solo facilita la gesti\u00f3n de la informaci\u00f3n, sino que tambi\u00e9n impulsa la transformaci\u00f3n digital en las empresas.<br><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Desaf\u00edos en la Implementaci\u00f3n de Sistemas de Gesti\u00f3n Documental<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>A pesar de las ventajas, la implementaci\u00f3n de sistemas de gesti\u00f3n documental presenta desaf\u00edos. La resistencia al cambio, la falta de capacitaci\u00f3n y la integraci\u00f3n con sistemas existentes pueden obstaculizar el proceso. Es esencial que las organizaciones aborden estos desaf\u00edos mediante estrategias de gesti\u00f3n del cambio y formaci\u00f3n continua.<br><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\" id=\"sistemasgesti\u00f3n\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"228\" src=\"https:\/\/niixer.com\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/adea-gestion-documental-pal-1024x228.webp\" alt=\"Retos de sistemas de gesti\u00f3n, software\" class=\"wp-image-55541\" srcset=\"https:\/\/niixer.com\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/adea-gestion-documental-pal-1024x228.webp 1024w, https:\/\/niixer.com\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/adea-gestion-documental-pal-300x67.webp 300w, https:\/\/niixer.com\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/adea-gestion-documental-pal-768x171.webp 768w, https:\/\/niixer.com\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/adea-gestion-documental-pal-1536x342.webp 1536w, https:\/\/niixer.com\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/adea-gestion-documental-pal.webp 1920w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>A medida que la Cuarta Revoluci\u00f3n Industrial contin\u00faa evolucionando, los sistemas de gesti\u00f3n documental seguir\u00e1n adapt\u00e1ndose. La integraci\u00f3n de tecnolog\u00edas emergentes, como la blockchain y el an\u00e1lisis de datos avanzado, promete llevar la gesti\u00f3n documental a nuevos niveles de eficiencia y seguridad. Las organizaciones que adopten estas innovaciones estar\u00e1n mejor posicionadas para competir en un entorno empresarial din\u00e1mico.<br><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Cr\u00e9ditos:<\/h3>\n\n\n\n<p><strong>Autor:<\/strong> <a href=\"https:\/\/niixer.com\/?s=yanury+ramirez#google_vignette\">Yanury Ramirez Diaz<\/a><\/p>\n\n\n\n<p><strong>Editor: <\/strong><a href=\"https:\/\/niixer.com\/?s=Carlos+Iv%C3%A1n+Pinz%C3%B3n+Romero\">Wilson Alfredo Riveros Lozano, Carlos Iv\u00e1n Pinz\u00f3n Romero<\/a><\/p>\n\n\n\n<p><strong>C\u00f3digo<\/strong>: <a href=\"https:\/\/niixer.com\/?s=UAMGO\">UAMGO<\/a><\/p>\n\n\n\n<p><strong>Universidad:<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.uamerica.edu.co\/\">Fundaci\u00f3n Universidad de Am\u00e9rica<\/a><\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\"><strong>Fuente:<\/strong><\/h4>\n\n\n\n<ol start=\"1\" class=\"wp-block-list\">\n<li>Softexpert. (2023). <em>Document Management System<\/em>. Retrieved from <a href=\"https:\/\/www.softexpert.com\">Softexpert<\/a><\/li>\n\n\n\n<li>Marr, B. (2021). <em>Data-Driven Transformation: How Data Is Changing Business<\/em>. Retrieved from <a href=\"https:\/\/www.forbes.com\">Forbes<\/a><\/li>\n\n\n\n<li>Davenport, T. H. (2022). <em>The AI Advantage: How to Put the Artificial Intelligence Revolution to Work<\/em>. Retrieved from <a href=\"https:\/\/www.mitpress.mit.edu\">MIT Press<\/a><\/li>\n\n\n\n<li>Imagen1 Recuperada de: <a href=\"https:\/\/www.channelpartner.es\/cloud\/que-es-la-gestion-documental-y-para-que-sirve\/\">https:\/\/www.channelpartner.es\/cloud\/que-es-la-gestion-documental-y-para-que-sirve\/<\/a><\/li>\n\n\n\n<li>Imagen 2 Recuperada de: <a href=\"https:\/\/www.athento.com\/es\/los-desafios-comunes-de-la-gestion-documental-y-como-superarlos-navegando-hacia-la-eficiencia-empresarial\/\">https:\/\/www.athento.com\/es\/los-desafios-comunes-de-la-gestion-documental-y-como-superarlos-navegando-hacia-la-eficiencia-empresarial\/<\/a><\/li>\n\n\n\n<li>Imagen 3 Recuperada de: <a href=\"https:\/\/www.softminers.com\/servicios-softexpert\/\">https:\/\/www.softminers.com\/servicios-softexpert\/<\/a><\/li>\n\n\n\n<li>Imagen 4 Recuperada de: <a href=\"https:\/\/www.accesscorp.com\/es-cl\/blog\/sepa-como-la-digitalizacion-deja-las-decisiones-mas-rapidas-y-eficientes\/\">https:\/\/www.accesscorp.com\/es-cl\/blog\/sepa-como-la-digitalizacion-deja-las-decisiones-mas-rapidas-y-eficientes\/<\/a><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Importancia de software para la optimizar los sistemas de gesti\u00f3n documentales c\u00f3mo base para ser productivos y 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