Documentación física o digital

Documentación física o digital

¿Cuál es la mejor opción manejar toda la información en documentación física o digital? es una pregunta constante teniendo presente que uno de los inconvenientes que se ha presentado en los últimos años ha sido el almacenamiento de información, en la actualidad existen soluciones tecnológicas que permiten guardar en la nube mucha información pero sin embargo es importante seguir conservando y gestionando documentación física.

Durante los ultimos años  y con todo el proceso tecnológico en crecimiento, la  constante utilización y la facilidad genero aumentara la capacidad de almacenamiento de información y con ello poder tramitar todo lo que se generaba.

Asi que pasar del telegrama, a la carta física a utilizar correo electrónicos marcó un nuevo camino de rapidez y eficiencia denominada “Era de la información”, dándonos una visión de que existían un nuevo camino para manejar los soportes físicos, pero sin la idea clara de eliminar el papel.

En la actualidad es importante generar documentos electrónicos y velar por su custodia pero aun continua la generación del documento físico el cual también debe ser custodiado preservando sus contenido.

¿Cómo se puede conservar un documento físico? Digitalizando,  de esta forma se mantendrá en el tiempo evitando su propio deterioro, pero surge la necesidad de hacer el doble proceso crearlo, digitalizarlo y almacenarlo en sus dos contextos.

Ventajas de digitalizar un documento

  • Búsquedas en tiempo real.
  • Recuperación de datos.
  • Control de versiones.
  • Trazabilidad del documento.
  • Sostenibilidad ambiental 
  • Disminución en el coste papel.

Desventajas

En la actualidad muchas empresas buscan mejorar sus procesos y por ello buscan implementar la digitalización de sus procesos y dejan el papel como una contingencia para no parar la atención a sus clientes, pero de igual forma existen procesos internos que no permite optimizarlos,  como lo son: 

  • Falta de inversión.
  • Cultura organizacional. 
  • Resistencia la cambio.
  • Deficiencias técnicas.
  • Formación Insuficiente.

De igual forma se debe tener en cuenta que lo mejor hoy no sera lo mejor en 10 años, esto haciendo referencia a los cambios que se generan día a día en la tecnología y por ello las empresas deben estar a la vanguardia porque llegará un momento en el que no se podrá consultar información por obsolescencia tecnológica que pueden impedir la visualización del documento almacenado.

Finalmente el objetivo del artículo era presentar las bondades de digitalizar documentos físicos que es una buena alternativa para las empresas porque generan una disminución en su espacio físico, se cuenta con la información de forma rápida, pero es claro que lo físico no puede desaparecer tan rápido.

En Colombia aún existen muchos procesos en los cuales  se requiere contar con el documento físico puntualmente en temas legales, Derechos de petición, tutelas, conciliaciones entre otros,  lo importante es aprovechar la tecnología y hacerla parte de los procesos ya que independiente del medio de registro,  lo que se requiere es la información contenida,  para con ello poder tomar decisiones.

Autor: NIni Yohana Lopez Benavides 

Editor: Luz Adriana Muñoz.

Código: UCP2-4.

Referencias

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